Conectar un calendario

El conector de calendario permite a Portail ZAPP escribir citas directamente en el calendario Microsoft 365 (Outlook) o Google Calendar de tus usuarios. Solo hay un proveedor activo a la vez. La pantalla está reservada a los administradores; la entrada Conectores de calendario está en el menú Administración › Conectores y automatización.

Sin conector, nada cambia: las invitaciones adjuntas a los correos (archivo .ics) siguen funcionando con todos los calendarios. El conector va más allá: el evento se crea en el calendario, sin que la persona tenga que aceptarlo, y se modifica o se elimina cuando cambia la planificación.

Qué permite

Al planificar una etapa de un proceso o un ticket, aparece la casilla Crear el evento en el calendario del asignado:

• el evento se crea en el calendario del asignado nominal o, si la etapa o el ticket se dirige a un grupo, en el de la persona que planifica;
• su título recoge el número y el nombre de la etapa o del ticket, con un enlace para abrirlo; se pone un recordatorio 30 minutos antes;
• Replanificar lo modifica; Cancelar la planificación lo elimina. Un evento eliminado a mano en el calendario se vuelve a crear en la siguiente replanificación.

Un fallo del calendario nunca bloquea la planificación: se guarda, y un mensaje indica por qué el calendario la rechazó.

Otros dos usos se apoyan en el conector:

• el elemento de proceso Evento de calendario, en el diseñador de procesos (familia Integración): escribe una cita en el calendario del solicitante, de un usuario, o en un calendario compartido o de recurso, con un título y unas fechas tomados de la solicitud, una repetición opcional y participantes (ver Configurar los elementos de un proceso);
• el calendario de recurso de un activo compartido (sala, vehículo): cada reserva del activo bloquea el intervalo en ese calendario, y un intervalo ya ocupado en el calendario rechaza la reserva (ver Reservar un activo). Para leer esta disponibilidad, Microsoft 365 no necesita más permiso que Calendars.ReadWrite.

Microsoft 365 (Outlook)

En Microsoft Entra ID, un administrador:

1. registra una aplicación y anota el ID del inquilino y el ID de la aplicación (cliente);
2. le crea un secreto de cliente;
3. le concede el permiso de Microsoft Graph Calendars.ReadWrite de tipo Aplicación, con el consentimiento del administrador;
4. limita este permiso a los buzones afectados con una directiva de acceso de aplicaciones de Exchange (New-ApplicationAccessPolicy). Sin ella, la aplicación podría escribir en todos los calendarios de la organización.

En Portail ZAPP, guarda el secreto de cliente en el almacén de secretos y, en la pantalla Conectores de calendario, elige Microsoft 365 (Outlook), introduce los dos identificadores, elige el secreto y pulsa Guardar.

Google Calendar

En Google Workspace, un administrador:

1. crea una cuenta de servicio en la consola de Google Cloud y descarga su clave JSON;
2. activa la API de Google Calendar del proyecto;
3. le concede la delegación de todo el dominio en la consola de administración de Google Workspace, con el ámbito https://www.googleapis.com/auth/calendar.

En Portail ZAPP, guarda el contenido completo del archivo JSON en un secreto del almacén de secretos y luego elige Google Calendar, elige ese secreto y pulsa Guardar. Portail ZAPP actúa en nombre de cada usuario del dominio para escribir en su calendario principal.

Probar la conexión

Con los ajustes guardados, introduce un Buzón que leer (la dirección de un usuario) y pulsa Probar la conexión. Portail ZAPP obtiene un token y luego lee el calendario de ese buzón. Para Google, el buzón es obligatorio: la delegación se comprueba en nombre de un usuario.

En caso de fallo

Cada llamada queda registrada en el registro de auditoría (tipo Calendar): operación, calendario y resultado. No figura ningún secreto ni token.