La ficha de un contacto reúne todo lo que pide el RGPD: los consentimientos, la exportación de los datos de la persona y el derecho al olvido.
Consentimientos
La tarjeta Consentimientos indica, para cada canal (correo, teléfono, SMS, correo postal, otro) y cada finalidad (boletín, ofertas comerciales, invitaciones, seguimiento de la relación con el cliente…), si puedes contactar a la persona, con la base jurídica y la fecha.
La regla depende de la base jurídica:
- base consentimiento: sin un acuerdo explícito en vigor, no se contacta;
- otra base (contrato, interés legítimo, obligación legal…): se puede contactar, salvo rechazo o retirada de la persona (derecho de oposición).
Para registrar un acuerdo, un rechazo o una retirada, elige el canal, la finalidad, el estado, si hace falta otra base jurídica distinta de la de la finalidad, y anota la prueba (texto del formulario, referencia del correo…); después Registrar el consentimiento. El historial nunca se reescribe: cada registro se añade y el más reciente prevalece. Historial de consentimientos los muestra.
Las demás funciones del CRM que envían mensajes (secuencias, campañas, telefonía) leen estos consentimientos antes de contactar a nadie.
Exportar los datos de una persona
Exportar los datos de la persona descarga un archivo JSON: la ficha, las organizaciones, los roles, los consentimientos, los campos personalizados, el historial y los datos de otras funciones (actividades…). Responde al derecho de acceso y al derecho a la portabilidad. Necesitas el derecho de exportar contactos; cada exportación queda registrada.
Derecho al olvido
Derecho al olvido: anonimizar borra todo lo que identifica a la persona:
- nombre, datos de contacto, perfiles sociales, dirección, descripción, cargo en cada organización;
- texto de los campos personalizados;
- pruebas de los consentimientos;
- historial de cambios;
- datos personales de otras funciones (contenido de los intercambios…).
El registro se conserva, con sus vínculos (organizaciones, roles), sus importes y sus fechas: las estadísticas siguen siendo correctas. La ficha muestra entonces Anonimizado y ya no se puede modificar. La operación es irreversible y requiere el derecho de eliminar el contacto. Si se interrumpió, Volver a ejecutar el borrado la termina.