Le module Achats de Portail ZAPP suit les commandes de fournitures, de la demande à la réception, et crédite le stock à chaque réception. Les écrans sont réservés aux Gestionnaires de stock et aux administrateurs ; on y accède par le menu Stock et achats › Bons de commande. La validation, le rejet et l'annulation d'une commande sont réservés aux administrateurs.
Les fournisseurs, les contrats-cadres, les articles et les salles de stock sont des fiches de la CMDB : une commande ne peut désigner que des fiches existantes, du bon type.
La liste des bons de commande
La page Bons de commande liste les commandes, de la plus récente à la plus ancienne : Fournisseur, Statut, nombre de Lignes et date de création (Créée le). Cliquez sur le fournisseur pour ouvrir le détail d'une commande.
Le circuit d'une commande
| Statut | Ce qui se passe |
|---|---|
| Brouillon | la commande est en préparation ; Soumettre l'envoie à la validation (une commande sans ligne ne peut pas être soumise) |
| Soumise | un administrateur la Valide ou la Rejette |
| Validée | Émettre le bon de commande indique qu'elle est passée au fournisseur |
| Commandée | les livraisons se réceptionnent ligne par ligne |
| Reçue partiellement | au moins une ligne n'est pas encore entièrement reçue |
| Reçue | toutes les lignes sont reçues |
| Rejetée, Annulée | la commande est close |
Le détail d'une commande n'affiche que les boutons utiles à son statut. Annuler (après confirmation) est possible tant que la commande n'est ni reçue, ni rejetée, ni déjà annulée ; les quantités déjà reçues restent en stock.
Créer une commande
Nouvelle commande ouvre le formulaire :
- Fournisseur (obligatoire) ;
- Contrat-cadre (optionnel) : le contrat sous lequel la commande est passée ;
- Lignes : jusqu'à cinq lignes, chacune avec un Article, la Salle de stock où il sera reçu, une Quantité et un Coût unitaire.
Une ligne sans quantité positive est ignorée, un coût unitaire laissé vide vaut 0, et il faut au moins une ligne. Cliquez sur Enregistrer : la commande est créée au statut Brouillon et son détail s'ouvre.
Commander depuis une proposition de réapprovisionnement
Quand un niveau de stock passe sous son seuil minimum, le module Stock crée une proposition de réapprovisionnement (voir la page « Gérer le stock »). Le bouton Propositions de réapprovisionnement de la liste affiche les propositions en attente : Article, Salle de stock, Quantité nécessaire et date de génération.
Créer une commande ouvre le formulaire de commande : choisissez le Fournisseur et saisissez le Coût unitaire (obligatoire ici). La commande est créée au statut Brouillon, avec une ligne qui reprend l'article, la salle et la quantité de la proposition ; la proposition quitte la liste. Une même proposition ne peut être convertie qu'une fois, même si deux personnes cliquent en même temps.
L'écran ACS propose le même raccourci : dans la branche Stock › Seuils franchis, le bouton Commander crée directement le brouillon avec le Fournisseur préféré et le Coût unitaire de la fiche de l'article, puis affiche « Bon de commande brouillon créé. ». Le bouton est grisé quand l'article n'a pas de fournisseur préféré ou pas de coût unitaire, et l'écran dit lequel manque.
Réceptionner une livraison
Sur une commande Commandée ou Reçue partiellement, chaque ligne pas encore entièrement reçue porte un champ de quantité et un bouton Réceptionner. Saisissez la quantité livrée (elle ne peut pas dépasser ce qui reste à recevoir) et cliquez sur Réceptionner :
- la colonne Reçu de la ligne augmente ;
- le stock de l'article est crédité dans la salle de la ligne, par un mouvement Entrée ;
- la commande passe à Reçue partiellement, puis à Reçue quand toutes les lignes sont complètes.
Si deux personnes réceptionnent la même ligne en même temps, la seconde est invitée à réessayer : rien n'est compté deux fois.