Les modèles contiennent le texte des messages que Portail ZAPP produit : e-mails liés aux comptes (vérification, mot de passe oublié…), notifications, alertes d'échéance, e-mails envoyés depuis un ticket du Service Desk, ainsi que certains documents PDF. Modifier un modèle change ce que reçoivent les destinataires, sans toucher au reste de l'application.
L'écran Modèles (menu Administration › Apparence et langues › Modèles) est réservé aux Administrateurs.
La liste des modèles
Chaque modèle a une Clé (son identifiant, utilisé par les modules qui envoient le message), un Nom, une Catégorie facultative, les Langues dans lesquelles il est rédigé et un Statut (Actif ou Inactif). Le nom s'affiche dans votre langue, ici comme dans toutes les listes de choix de modèles. Recherchez par nom (dans n'importe quelle langue) ou par clé, filtrez par catégorie. Quand le module Grilles de données est installé, la liste est une grille.
Pour chaque ligne, le crayon ouvre le modèle et l'œil ouvre son Aperçu.
La plupart des modèles sont livrés avec les modules. Un modèle livré que vous supprimez est recréé avec son texte d'origine au prochain démarrage de l'application. Quand une mise à jour corrige le texte d'un modèle livré, la correction ne s'applique qu'aux versions que vous n'avez jamais modifiées : vos personnalisations ne sont jamais écrasées.
Créer un modèle
Nouveau modèle demande :
- Clé : lettres minuscules, chiffres,
_,-et.uniquement, sans espace. Elle doit être unique et ne se modifie plus ensuite ; - Nom : un champ par langue de l'instance ; celui de la langue par défaut est obligatoire. Une langue laissée vide affiche le nom de la langue par défaut ;
- Catégorie (texte libre, pour classer la liste).
Le modèle est créé actif, sans contenu : vous arrivez directement sur sa fiche pour ajouter une première langue. Créer un modèle ne suffit pas à l'utiliser : c'est la fonction qui envoie le message (par exemple une étape de notification d'un processus, ou l'envoi d'un e-mail depuis un ticket) qui désigne le modèle.
Modifier un modèle
La carte Métadonnées règle :
- le Nom, un par langue : chacun voit le modèle dans la sienne. Les modèles livrés ont leur nom en français, en anglais et en espagnol ;
- la Catégorie ;
- Actif : un modèle inactif n'est plus utilisé. Selon la fonction, les messages qui en dépendent partent sans sa mise en forme ou ne partent pas ; il n'est plus proposé non plus dans les listes de choix de modèles ;
- Envelopper dans le layout email : le contenu est placé dans l'habillage commun des e-mails (logo, couleurs, pied de page), voir « Habiller les e-mails ». Sans effet sur les notifications affichées dans l'application.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer.
Les versions linguistiques
Chaque langue du modèle a son onglet, avec :
- Sujet (obligatoire) ;
- E-mail de l'expéditeur et Nom de l'expéditeur : laissés vides, l'expéditeur réglé pour l'instance est utilisé ;
- Contenu HTML : le corps du message.
Ajouter une langue propose les langues actives de l'instance. Choisir une langue qui existe déjà remplace sa version.
Supprimer, dans l'onglet d'une langue, supprime cette seule version après confirmation ; les autres langues du modèle sont conservées.
Le texte peut contenir des variables, écrites entre doubles accolades autour de leur nom, que la fonction qui envoie le message remplace par ses valeurs (nom du destinataire, numéro de ticket…). Les valeurs sont toujours insérées comme du texte : elles ne peuvent pas injecter de HTML. Les dates sont mises au format de la langue du message.
Quand un message est envoyé, Portail ZAPP choisit la version dans la langue du destinataire ; à défaut, celle de la langue par défaut de l'instance ; à défaut, la première version disponible.
Prévisualiser
Aperçu affiche le message tel qu'il partira, habillage compris si le modèle l'utilise. Choisissez la Langue, puis renseignez les Variables (une par ligne, sous la forme nom=valeur) : la liste est pré-remplie avec les variables trouvées dans le modèle. Générer affiche le Sujet et la Sortie HTML ; Afficher la source bascule entre le rendu et le code HTML. Si le modèle contient une erreur de syntaxe, ou s'il est inactif, une Erreur de rendu s'affiche à la place.
Exporter et importer
- Tout exporter télécharge tous les modèles et leurs versions dans un fichier JSON ; Exporter, sur la fiche d'un modèle, ne télécharge que celui-ci.
- Importer charge un fichier au même format. Les modèles absents sont créés. Pour un modèle déjà présent (même clé), chaque version du fichier remplace la version de même langue, personnalisée ou non ; son nom et sa catégorie ne changent pas. Un import peut activer l'habillage des e-mails d'un modèle, jamais le désactiver.
Utilisez l'export et l'import pour reporter des modèles d'une instance de test vers la production.
Supprimer un modèle
Supprimer le modèle, sur sa fiche, le supprime avec toutes ses versions, après confirmation. Un modèle livré revient au prochain démarrage (texte d'origine) ; pour arrêter un message, préférez décocher Actif.
Voir aussi
- « Habiller les e-mails » : l'habillage commun des e-mails.