Configurar los elementos de un proceso

En el editor de procesos, un doble clic en un nodo abre su ventana de configuración. Esta página describe los ajustes de cada tipo de nodo de la paleta Elementos. Para crear, controlar y publicar un proceso, véase «Diseñar un proceso».

Los ajustes solo se pueden modificar en un borrador. Varios campos aceptan variables: el botón Insertar una variable propone los campos de la solicitud y las variables del proceso, insertados en la forma {{token}}.

Ajustes comunes a todos los nodos

Nombre del nodo: una etiqueta por idioma activo.
Lo que ve el solicitante:
- Estado aplicado al pasar: el estado de negocio que se muestra en la solicitud cuando pasa por este nodo (Ninguno — deja el estado sin cambios por defecto). Los estados se definen con el botón Estados del editor;
- Grupo de visualización y Etiqueta del grupo: los nodos que comparten una misma clave solo aparecen una vez en el avance de la solicitud, bajo esta etiqueta.

Las etapas humanas: Tarea, Validación, Modificación de campos

Estos tres tipos esperan la acción de una persona. Su ventana Configurar la etapa tiene cuatro pestañas.

Identidad

el Nombre de la etapa;
para una Validación, el Modo de decisión: La primera decisión resuelve, Todos deben aprobar o La mayoría debe aprobar. Un voto por unanimidad o por mayoría exige validadores con nombre: un equipo no dice cuántos votos se esperan;
para una Validación, las Opciones de decisión adicionales (una Clave técnica y una Etiqueta mostrada al validador): cada una añade una salida al nodo, que debe conectarse, y se impone en cuanto un solo validador la elige; aprobado y rechazado siguen siendo las únicas salidas sometidas al modo de decisión;
Comentario del actor: Ninguno, Facultativo, Exigido, Exigido si se aprueba o Exigido si se rechaza. Es lo que la persona escribe al terminar la etapa, distinto de los comentarios de la solicitud;
Pasos permitidos: salvaguarda contra los bucles; vacío = ilimitado.

Destinatarios: quién debe tratar la etapa. Cuatro modos:

Fija: Usuarios designados y Grupos; ambos se suman;
Tabla de verdad: columnas (campos o variables) y filas; la primera fila cuyas celdas coincidan todas designa al destinatario. «Cualquiera» no restringe nada, «Vacío» exige la ausencia de valor. La Reserva se aplica si ninguna fila coincide;
Plantilla de grupo: una Plantilla de código de grupo calculada a partir de las variables y luego buscada entre los grupos activos. Un código que no se encuentra deja la etapa sin destinatario: los responsables del servicio toman entonces el relevo;
Recorrido de la CMDB: un Punto de partida (el solicitante, un usuario designado, un campo de usuario o un elemento de la CMDB) y luego Saltos del recorrido a lo largo de las relaciones de la CMDB.

En modo Fija, una Condición por destinatario puede limitar un usuario o un grupo a ciertos casos. Una etapa sin destinatario se rechaza en la publicación.

Campos

Formulario a rellenar: un formulario completo, diseñado en el módulo Formularios dinámicos, que la persona rellena para terminar la etapa;
Campos de la solicitud a recordar: los campos presentados, cada uno en Solo lectura o Exigido. El alcance es cerrado: no se puede modificar nada más. Una Modificación de campos debe declarar al menos un campo modificable.

Plazos

Vencimiento (horas): pasado este plazo desde la apertura de la etapa, queda con retraso y sus destinatarios reciben un recordatorio, y otro cada vez que vuelve a transcurrir este plazo, mientras la etapa siga abierta. Sigue abierta y puede tratarse: el vencimiento no la hace salir;
Plazo de vencimiento (horas): pasado este plazo, la etapa sale por la salida vencimiento del nodo, que entonces debe conectarse. Si ambos están ajustados, el Vencimiento (horas) debe ser más corto que el Plazo de vencimiento (horas); si no, el recordatorio nunca se enviaría (la publicación lo señala);
Plantilla de recordatorio: el mensaje enviado en cada recordatorio, elegido en la lista de plantillas de mensaje existentes. Sin elección, se usa la plantilla incluida «workflow-step-reminder». Cada recordatorio se envía a los destinatarios del momento (personas, miembros de los grupos, suplentes), y no mientras la etapa está en espera. Una plantilla que ya no se encuentra sigue mostrándose con la mención «plantilla no encontrada», y la publicación lo señala;
Inicio programado: Ninguno — se inicia de inmediato, o un desfase (desde el inicio de la solicitud, desde la apertura de esta etapa o desde un campo de fecha del formulario, elegido en Campo con la fecha de inicio), o una Consulta SQL que devuelve la fecha. La etapa solo se inicia entonces en la fecha calculada: no aparece antes en las listas de trabajo. Solo se muestran y guardan los ajustes que usa el modo elegido. Una Modificación de campos no tiene inicio programado. La Consulta SQL está reservada a los Administradores: a otro diseñador no se le propone, y ve una consulta ya definida sin poder modificarla ni quitarla (el resto de la etapa se guarda con normalidad).

Los inicios programados y los vencimientos dependen de la tarea programada «SweepWorkflowSteps» (véase «Diseñar un proceso»).

Flujo

Inicio y Fin: un solo inicio por proceso, al menos un fin. Un fin no tiene transición saliente.
Bifurcación: dirige la solicitud según condiciones. Cuatro modos:
- Grupo: condiciones (Variable, Operador, Valor) combinadas con Combinar las condiciones con; salidas verdadero y falso;
- SQL avanzado: una Consulta SQL (devuelve un booleano). Un {{token}} no se pone entre comillas: se sustituye por un parámetro. Este modo está reservado a los Administradores y la consulta se ejecuta en solo lectura; otro diseñador ve la consulta existente sin poder modificarla, cambiar de modo ni quitarla;
- Tabla de verdad: cada combinación de resultados de las condiciones se convierte en su propia salida. Más allá de cuatro condiciones, el diagrama se vuelve difícil de conectar y de leer;
- Select case: una Variable comparada y una lista de valores; cada valor tiene su salida, y siempre se añade una salida «por defecto» para los valores no previstos.
Paralelo: abre varias ramas que avanzan al mismo tiempo; necesita al menos dos transiciones salientes y una Unión correspondiente.
Unión: reúne las ramas de un Paralelo. Elige el Paralelo resincronizado y luego el Modo de espera: Todas las ramas, Un umbral de ramas (con el número de Ramas esperadas) o La primera en llegar.

Mensajes y datos

Notificación: envía una Plantilla de mensaje (módulo Plantillas). Los Destinatarios se eligen con los mismos modos que para una etapa (Fija, Tabla de verdad, Plantilla de grupo, Recorrido de la CMDB). Se pueden añadir Direcciones externas, separadas por comas y Destinatarios dinámicos {{token}}. Para un grupo, Entrega del grupo elige entre Miembros del grupo y Dirección del grupo. Enlace a una tarea permite insertar en el mensaje el enlace {{work_url}} de una etapa. Una notificación sin destinatario se rechaza en la publicación.
Escritura de variables: escribe automáticamente campos de la solicitud, cada uno con un valor literal o un {{token}}.
Generación de PDF: produce un PDF a partir de una Plantilla del cuerpo (obligatoria), de un encabezado y un pie de página opcionales, y lo guarda en un Campo Adjunto de destino de la solicitud.

Integración

Acción automatizada: llama a un servicio externo.
- URL llamada y Método (POST, GET, PUT, PATCH). La llamada solo se permite hacia un host de la lista blanca mantenida en la configuración (clave Workflow:OutboundAllowedHosts): sin lista, no sale ninguna llamada;
- Clave del secreto: el nombre de la clave de configuración que contiene el token que se transmite, nunca el propio secreto;
- Esperar la llamada de vuelta del tercero y Plazo de la llamada (minutos): el proceso espera a que el servicio externo lo vuelva a llamar; una llamada de vuelta sin plazo se rechaza en la publicación;
- Camino de abandono: cuando el operador renuncia a una llamada fallida, Dejar que el operador elija, Forzar el éxito o Forzar el fallo;
- Salidas extraídas de la respuesta: una clave esperada en la respuesta, su forma (Valor, Lista de valores, Valor + etiqueta, Lista de valores + etiqueta) y el campo destino de la solicitud.
Solicitud vinculada: abre una solicitud sobre otro Servicio solicitado del catálogo, con Campos retomados (campo de la solicitud → campo de la solicitud vinculada). Marcado, Esperar su cierre hace esperar al proceso hasta el cierre de la solicitud vinculada; desmarcado, continúa enseguida y el vínculo es solo informativo.
Ejecución de script: lanza un Script del módulo Ejecución de scripts, en una Versión (aprobada), sobre un Destino (Local, un Agente o un Grupo de máquinas), con un Tiempo límite (segundos) y Parámetros del script (valor literal o {{token}}). El código de salida, la salida de consola y el mensaje de error pueden copiarse en campos de la solicitud. Una versión de script que ya no está aprobada hace que se rechace la publicación.
Creación de ticket (disponible cuando el Service Desk está activo): crea un ticket del Service Desk en esta etapa, por ejemplo para que preparen el puesto de un nuevo colaborador tras la aprobación de su responsable.
- Título del ticket y Descripción: texto libre donde Insertar un campo… añade un campo de la solicitud, una variable del proceso o el número, el enlace y el solicitante de la solicitud; título vacío: nombre del paso y número de la solicitud;
- Valores del ticket: Categoría, Tipo (incidente, solicitud…), Impacto, Urgencia, Prioridad y Grupo de asignación, cada uno Por defecto (reglas del Service Desk), con Valor fijo o Tomado de un campo (el valor introducido se reconoce por su nombre, sin tener en cuenta mayúsculas ni acentos);
- Campos personalizados del ticket, cada uno tomado de un campo o con valor fijo;
- Copiar en la descripción los campos que no alimentan nada y Adjuntar al ticket los archivos introducidos;
- Esperar a que se resuelva el ticket antes de continuar: desmarcado, el proceso continúa en cuanto se crea el ticket; marcado, la etapa espera y luego toma la salida normal cuando el ticket se resuelve, o la salida cerrado sin resolver si se cierra sin haberse resuelto (necesitas las dos salidas para publicar). Si el ticket se fusiona con otro, la etapa espera al ticket destino.
El número y el enlace del ticket quedan disponibles para las etapas siguientes ({{field:ticket.number}}, {{field:ticket.url}}, por ejemplo en una notificación). Si el ticket no se puede crear (Service Desk desactivado…), la etapa se confía a los responsables del servicio, que lo relanzan o lo abandonan como una acción automatizada fallida.
Evento de calendario (disponible cuando hay un conector de calendario instalado, ver Conectar un calendario): escribe una cita en un calendario de Microsoft 365 (Outlook) o de Google, por ejemplo una intervención en casa de un cliente en la fecha elegida en el formulario.
- Calendario: Calendario del solicitante, Calendario de un usuario (elegido en la lista) o Calendario compartido, de recurso o indicado por un campo (una dirección, o {{campo}} para la dirección introducida en la solicitud);
- Título, Lugar y Descripción: texto libre donde el botón {} inserta un campo o una variable; {{request.number}}, {{request.url}}, {{requester.name}} y {{requester.email}} dan el número, el enlace y el solicitante de la solicitud. Un campo desconocido se sustituye por nada;
- Inicio y Fin (opcional): una fecha con el formato AAAA-MM-DD HH:MM, o un campo de fecha de la solicitud; sin fin, el evento dura la Duración si no hay fin (minutos);
- Repetición: ninguna, o cada N días, semanas o meses, con el número de Repeticiones (de 2 a 366);
- Zona horaria: zona horaria de las fechas introducidas sin desfase y de la repetición, por ejemplo Europe/Madrid; una reunión repetida a las 9 h sigue a las 9 h tras el cambio de horario. Vacío: la zona horaria del servidor;
- Invitar al solicitante, Otros participantes y Recursos reservados (sala, vehículo): direcciones o campos, separados por comas; un recurso bloquea el intervalo en su propio calendario;
- Campo del enlace y Campo del identificador: campos de la solicitud que reciben el enlace de apertura y el identificador del evento.
El enlace y el identificador quedan disponibles para las etapas siguientes ({{field:calendar.event.url}}, {{field:calendar.event.id}}). Si el calendario rechaza el evento, la etapa toma la salida fallo cuando está conectada; si no, se confía a los responsables del servicio, que lo relanzan o lo abandonan. Un proceso que contiene este elemento no se puede publicar mientras no haya un conector de calendario configurado, ni sin su salida por defecto conectada.

Cuando el calendario está indicado por un campo, quien rellena la solicitud elige el calendario donde se escribe el evento. Prefiere un campo con valores impuestos (lista) y pide al administrador de Microsoft 365 o de Google que limite el conector a los calendarios afectados.

CMDB

Estos nodos solo aparecen si el módulo CMDB está instalado.

Crear objeto CMDB: un Tipo de objeto CMDB, sus Propiedades (valor Fijo o Variable) y una Variable de salida que recibe el identificador del objeto creado.
Modificar objeto CMDB: el Id de la instancia a modificar (identificador fijo o {{token}}) y las propiedades marcadas Modificar.
Eliminar objeto CMDB: el Id de la instancia a eliminar.
Crear relación CMDB: un Tipo de relación, el Id de la instancia origen y el Id de la instancia destino.

Ver también

«Diseñar un proceso»: el editor, el control y la publicación.
«Diseñar un formulario»: los formularios que usan las etapas.