Las tareas, validaciones y modificaciones de campos de un proceso llegan a Mi trabajo (menú Mi trabajo, /workflow/work). Esta página se dirige a los agentes que tratan estas etapas a diario: asumir, reasignar, poner en espera, llamadas automatizadas con error. Para la simple validación de una solicitud por un responsable, véase «Seguir tus solicitudes».
La pantalla Mi trabajo está abierta a todo usuario conectado: cada uno solo ve las etapas que le están dirigidas (directamente, a través de uno de sus grupos o por delegación).
La lista Mi trabajo
La lista muestra las etapas que te esperan: la Solicitud, la Etapa, el Servicio, el Solicitante, el Asignado actual y las fechas Abierta el, Vencimiento y Última modif., y la franja Planificada si la hay. Una decisión que tomar se marca Decisión; una etapa recibida de una persona ausente lleva Recibida por delegación de. Filtra por Servicio y por Estado (Abiertas, Cerradas o Ambas). Tratar abre la etapa.
Cuando nada te espera, la lista muestra «Ninguna etapa te espera.».
Si también eres agente del service desk, estas mismas etapas aparecen en tu lista de tickets (/tickets/list) con una insignia Tarea o Validación: puedes tratarlas desde una sola lista. Abierta desde esa lista, la etapa te devuelve a ella con la flecha de retorno y una vez tratada.
Hacerse cargo, reasignar, poner en espera
En la parte superior de la etapa, Asignada a indica la persona o el grupo que debe tratarla (todos (sin regla) si el proceso no designa a nadie). Se proponen tres gestos a cualquier persona que forme parte de esa asignación:
- Hacerse cargo: la etapa se te asigna solo a ti, en lugar del grupo o de los demás destinatarios;
- Reasignar: elige un usuario (A un usuario) o un grupo (O a un grupo) y luego Confirmar la reasignación;
- Poner en espera: la etapa sale de las listas de trabajo activas sin salir del proceso. No puede tratarse hasta que alguien de la asignación la reanude con Reanudar.
Si alguien ha modificado la asignación al mismo tiempo que tú, el gesto se rechaza: vuelve a cargar la etapa y repite.
Planificar la etapa en una fecha
Una tarea o una modificación de campos puede planificarse en una franja horaria, por ejemplo una intervención prevista el jueves de 9 a 11 h. Cualquier persona de la asignación pulsa Planificar, indica el Inicio, el Fin y, si hace falta, un Comentario (opcional), y luego Confirmar la planificación.
- Marca Enviar una invitación de calendario a los asignados para que cada uno reciba un correo con la cita adjunta (Outlook, Gmail y los demás calendarios saben añadirla). La cita avisa 30 minutos antes.
- Marca Invitar también al solicitante para que la persona que hizo la solicitud reciba también la cita, con un enlace a su solicitud. Una nueva planificación la actualiza y una cancelación la retira.
- La etapa muestra entonces «Planificada del … al …» aquí, en Mi trabajo, en la lista de tickets y en el seguimiento de la solicitud.
- Replanificar mueve la franja: con la invitación marcada, la cita ya recibida se actualiza, sin duplicado.
- Cancelar la planificación quita la franja; si se había enviado una invitación, también se envía su cancelación y la cita desaparece de los calendarios.
- Si hay un conector de calendario configurado, marca Crear el evento en el calendario del asignado: la cita se escribe directamente en su calendario de Outlook o Google, se modifica en cada replanificación y se elimina al cancelar. Consulta «Conectar un calendario».
Planificar no bloquea nada: la etapa sigue pudiendo tratarse antes, durante y después de la franja, y su vencimiento y sus recordatorios continúan. Si la etapa se termina o la solicitud se cancela antes de la franja, la invitación se cancela y el evento se quita de los calendarios automáticamente. Las horas son las de tu navegador. Una decisión no se planifica, y una etapa en espera debe reanudarse primero.
Terminar la etapa
El contenido depende del tipo de etapa:
- una Validación muestra Lo que dice la solicitud y luego Tu decisión: Aprobar o Rechazar, con un Comentario cuando la etapa lo exige («Esta etapa exige un comentario.»). Si votan varios validadores, la página precisa que tu voto por sí solo no decide;
- una Modificación de campos muestra los Campos a corregir y luego Guardar y terminar;
- una Tarea muestra el formulario de la etapa, si lo hay, y luego Terminar la etapa. Si no hay nada que introducir, la página indica «Nada que rellenar: confirma que el trabajo está hecho.».
Una etapa que ha superado su vencimiento lo indica en la parte superior de la página («Esta etapa ha superado su vencimiento:»). Una etapa ya tratada, por ti o por otra persona, abre la página Etapa ya tratada con un enlace Ver la solicitud.
Una llamada automatizada con error
Cuando falla una llamada a un servicio externo, aparece en Mi trabajo una etapa Llamada automatizada con error, con la Respuesta del tercero. Dos gestos:
- Reintentar la llamada cuando el servicio externo vuelva a estar disponible;
- Renunciar, indicando por qué («¿Por qué renunciar?»). Si el proceso no lo ha decidido de antemano, elige Terminar en fallo o Terminar en éxito.
La etapa no propone terminarla normalmente: el proceso continuaría como si la llamada hubiera tenido éxito.
Ver también
- «Seguir tus solicitudes»: las solicitudes que has presentado y las validaciones que se te dirigen.
- «Configurar los elementos de un proceso»: destinatarios, plazos y formularios de las etapas.