El conector Holded enlaza MyZapp con el programa de facturación Holded. Una vez configurado, hace tres cosas:
- registra en Holded los presupuestos, facturas y facturas rectificativas que esperan en la cola Documentos por emitir. Cada documento se cierra después con su número de Holded, sin intervención de un operador;
- crea el presupuesto de Holded de un presupuesto del CRM enviado al cliente, y luego el pedido de Holded cuando el presupuesto aceptado se convierte en pedido;
- sincroniza la aceptación y el rechazo de los presupuestos en ambos sentidos. Un presupuesto aceptado en el CRM también lo está en Holded. Un presupuesto aceptado en Holded también lo está en el CRM, si allí sigue «enviado».
Sin conector, nada cambia: la cola Documentos por emitir se trata a mano. La pantalla está reservada a los administradores.
Configurar el conector
- En Holded, crea una clave de API (Configuración › Desarrolladores).
- En el almacén de secretos, crea un secreto que contenga esa clave.
- Abre Conector Holded (
/connector/holded) y elige ese secreto en Secreto del almacén de secretos con la clave de API. - Marca Conector activo y luego los flujos que quieras:
- Registrar los documentos de facturación solicitados;
- Enviar los presupuestos del CRM y sus estados;
- Crear el pedido Holded de un pedido CRM. Desmarcado, el recorrido es presupuesto → factura directamente: las facturas del pedido llegan a Holded sin pedido intermedio.
- Opcional: indica un IVA por defecto para las líneas de facturación que no lo lleven.
- Guarda y haz clic en Probar la conexión.
Los códigos de estado de los presupuestos (pendiente 0, aceptado 1, rechazado 2) son los que Holded suele usar. Compruébalos en tu cuenta: un presupuesto aceptado en Holded debe mostrar el código «Aceptado».
Lo que se envía a Holded
| En MyZapp | En Holded |
|---|---|
| Presupuesto por emitir (cola de facturación) | Presupuesto |
| Factura por emitir (vencimiento de pedido, contrato de soporte…) | Factura |
| Factura pagada | Factura y, después, pago registrado |
| Conversión de un presupuesto en factura | Factura tomada del presupuesto |
| Factura rectificativa | Factura rectificativa |
| Presupuesto CRM enviado | Presupuesto, con sus líneas, descuentos e IVA |
| Pedido CRM | Pedido de venta, con el número del presupuesto de Holded |
El cliente se busca en Holded por su nombre, o se crea si no existe. Si varios contactos de Holded tienen el mismo nombre, el documento queda apartado con el motivo «Varios contactos Holded tienen este nombre».
Seguir los envíos
La página lista los últimos documentos enlazados, con su número de Holded y su estado:
- Creado: el documento existe en Holded;
- Rechazado: Holded ha rechazado el documento. No se ha creado nada en Holded y se muestra el motivo. El documento de facturación sigue en la cola, donde se puede registrar a mano;
- En curso: Holded no ha respondido. Antes de cualquier nuevo intento, el conector comprueba en Holded que el documento no exista ya.
El registro anota los errores, las decisiones trasladadas de Holded al CRM y las discrepancias. Una discrepancia es, por ejemplo, un presupuesto rechazado en Holded cuando ya está aceptado en el CRM: nunca se aplica automáticamente.
Los envíos se hacen en cada evento: presupuesto enviado, aceptado o rechazado, y pedido creado. También se hacen cada 10 minutos con la sincronización programada. Sincronizar ahora lanza esa pasada de inmediato.