Configurer les éléments d'un processus

Dans l'éditeur de processus, un double-clic sur un nœud ouvre sa fenêtre de configuration. Cette page décrit les réglages de chaque type de nœud de la palette Éléments. Pour créer, contrôler et publier un processus, voir « Concevoir un processus ».

Les réglages ne sont modifiables que sur un brouillon. Plusieurs champs acceptent des variables : le bouton Insérer une variable propose les champs de la demande et les variables du processus, insérés sous la forme {{token}}.

Réglages communs à tous les nœuds

Nom du nœud : un libellé par langue active.
Ce que voit le demandeur :
- Statut posé au passage : le statut métier affiché sur la demande quand elle passe par ce nœud (Aucun — laisse le statut inchangé par défaut). Les statuts se définissent avec le bouton Statuts de l'éditeur ;
- Groupe d'affichage et Libellé du groupe : les nœuds qui partagent une même clé n'apparaissent qu'une fois dans l'avancement de la demande, sous ce libellé.

Les étapes humaines : Tâche, Validation, Modification de champs

Ces trois types attendent l'action d'une personne. Leur fenêtre Configurer l'étape a quatre onglets.

Identité

Nom de l'étape ;
pour une Validation, le Mode de décision : La première décision tranche, Tous doivent approuver ou La majorité doit approuver. Un vote à l'unanimité ou à la majorité exige des validateurs nommés : une équipe ne dit pas combien de voix sont attendues ;
pour une Validation, les Options de décision supplémentaires (une Clé technique et un Libellé affiché au validateur) : chacune ajoute une sortie au nœud, qui doit être raccordée, et l'emporte dès qu'un seul validateur la choisit ; approuvé et refusé restent les seules issues soumises au mode de décision ;
Commentaire de l'acteur : Aucun, Facultatif, Exigé, Exigé si approuvé ou Exigé si refusé. C'est ce que la personne écrit en terminant l'étape, distinct des commentaires de la demande ;
Passages autorisés : garde-fou contre les boucles ; vide = illimité.

Destinataires : qui doit traiter l'étape. Quatre modes :

Fixe : des Utilisateurs désignés et des Groupes ; les deux se cumulent ;
Table de vérité : des colonnes (champs ou variables) et des lignes ; la première ligne dont toutes les cellules correspondent désigne le destinataire. « Peu importe » ne contraint rien, « Vide » exige l'absence de valeur. Le Repli s'applique si aucune ligne ne correspond ;
Gabarit de groupe : un Gabarit de code de groupe calculé à partir des variables, puis recherché parmi les groupes actifs. Un code introuvable laisse l'étape sans destinataire : les responsables du service prennent alors le relais ;
Traversée CMDB : un Point de départ (le demandeur, un utilisateur désigné, un champ utilisateur ou un élément CMDB), puis des Sauts de traversée le long des relations de la CMDB.

En mode Fixe, une Condition par destinataire peut restreindre un utilisateur ou un groupe à certains cas. Une étape sans destinataire est refusée à la publication.

Champs

Formulaire à remplir : un formulaire complet, conçu dans le module Formulaires dynamiques, que la personne remplit pour terminer l'étape ;
Champs de la demande à rappeler : les champs présentés, chacun en Lecture seule ou Exigé. Le périmètre est fermé : rien d'autre ne peut être modifié. Une Modification de champs doit déclarer au moins un champ modifiable.

Délais

Échéance (heures) : passé ce délai depuis l'ouverture de l'étape, elle est en retard et ses destinataires reçoivent une relance, puis une nouvelle relance chaque fois que ce délai s'écoule de nouveau, tant que l'étape reste ouverte. Elle reste ouverte et traitable : l'échéance ne la fait pas sortir ;
Délai de dépassement (heures) : passé ce délai, l'étape sort par la sortie dépassement du nœud, qu'il faut alors raccorder. Si les deux sont réglés, l'échéance doit tomber avant le dépassement, sinon la relance n'aurait jamais lieu (la publication le signale) ;
Modèle de relance : le message envoyé à chaque relance, choisi dans la liste des modèles de message existants. Sans choix, le modèle livré « workflow-step-reminder » est utilisé. Chaque relance part vers les destinataires du moment (personnes, membres des groupes, suppléants), et pas tant que l'étape est en attente. Un modèle introuvable reste affiché avec la mention « modèle introuvable », et la publication le signale ;
Démarrage planifié : Aucun — démarre tout de suite, ou un décalage (depuis le démarrage de la demande, depuis l'ouverture de l'étape, ou depuis un champ date du formulaire, choisi dans Champ portant la date de démarrage), ou une Requête SQL qui rend la date. L'étape ne démarre alors qu'à la date calculée : elle n'apparaît pas avant dans les listes de travail. Seuls les réglages utiles au mode choisi sont affichés et enregistrés. Une Modification de champs n'a pas de démarrage planifié. La Requête SQL est réservée aux Administrateurs : un autre concepteur ne la propose pas, et voit une requête déjà posée sans pouvoir la modifier ni la retirer (le reste de l'étape s'enregistre normalement).

Les démarrages planifiés et les échéances dépendent de la tâche planifiée « SweepWorkflowSteps » (voir « Concevoir un processus »).

Flux

Début et Fin : un seul départ par processus, au moins une fin. Une fin n'a pas de transition sortante.
Branchement : aiguille la demande selon des conditions. Quatre modes :
- Groupe : des conditions (Variable, Opérateur, Valeur) combinées par Combiner les conditions par ; sorties vrai et faux ;
- SQL avancé : une Requête SQL (rend un booléen). Un {{token}} ne se met pas entre guillemets : il est remplacé par un paramètre. Ce mode est réservé aux Administrateurs et la requête s'exécute en lecture seule ; un autre concepteur voit la requête en place sans pouvoir la modifier, changer de mode ni la retirer ;
- Table de vérité : chaque combinaison de résultats des conditions devient sa propre sortie. Au-delà de quatre conditions, le schéma devient difficile à câbler et à relire ;
- Select case : une Variable comparée et une liste de valeurs ; chaque valeur a sa sortie, et une sortie « défaut » est toujours ajoutée pour les valeurs non prévues.
Parallèle : ouvre plusieurs branches qui avancent en même temps ; il lui faut au moins deux transitions sortantes et une Jonction correspondante.
Jonction : rassemble les branches d'un Parallèle. Choisissez le Parallèle resynchronisé, puis le Mode d'attente : Toutes les branches, Un seuil de branches (avec le nombre de Branches attendues) ou La première arrivée.

Messages et données

Notification : envoie un Modèle de message (module Modèles). Les Destinataires se choisissent avec les mêmes modes que pour une étape (Fixe, Table de vérité, Gabarit de groupe, Traversée CMDB). S'y ajoutent des Adresses externes, séparées par des virgules et des Destinataires dynamiques {{token}}. Pour un groupe, Livraison du groupe choisit entre Membres du groupe et Adresse du groupe. Lien vers une tâche permet d'insérer dans le message le lien {{work_url}} d'une étape. Une notification sans destinataire est refusée à la publication.
Écriture de variables : écrit automatiquement des champs de la demande, chacun avec une valeur littérale ou un {{token}}.
Génération de PDF : produit un PDF à partir d'un Modèle du corps (obligatoire), d'un en-tête et d'un pied de page facultatifs, et le range dans un Champ Pièce jointe cible de la demande.

Intégration

Action automatisée : appelle un service externe.
- URL appelée et Méthode (POST, GET, PUT, PATCH). L'appel n'est permis que vers un hôte de la liste blanche tenue dans la configuration (clé Workflow:OutboundAllowedHosts) : sans liste, aucun appel ne part ;
- Clé du secret : le nom de la clé de configuration qui contient le jeton à transmettre, jamais le secret lui-même ;
- Attendre un rappel du tiers et Délai du rappel (minutes) : le processus attend que le service externe le rappelle ; un rappel sans délai est refusé à la publication ;
- Chemin d'abandon : quand l'opérateur renonce à un appel en échec, Laisser choisir l'opérateur, Forcer le succès ou Forcer l'échec ;
- Sorties extraites de la réponse : une clé attendue dans la réponse, sa forme (Valeur, Tableau de valeurs, Valeur + libellé, Tableau de valeurs + libellé) et le champ cible de la demande.
Demande liée : ouvre une demande sur un autre Service demandé du catalogue, avec des Champs repris (champ de la demande → champ de la demande liée). Coché, Attendre sa clôture fait attendre le processus jusqu'à la fermeture de la demande liée ; décoché, il poursuit aussitôt et le lien reste informatif.
Exécution de script : lance un Script du module Exécution de scripts, dans une Version (approuvée), sur une Cible (Local, un Agent ou un Groupe de machines), avec un Délai (secondes) et des Paramètres du script (valeur littérale ou {{token}}). Le code retour, la sortie console et le message d'erreur peuvent être recopiés dans des champs de la demande. Une version de script qui n'est plus approuvée fait refuser la publication.
Création de ticket (proposé quand le Service Desk est actif) : crée un ticket du Service Desk à cette étape, par exemple pour faire préparer le poste d'un nouveau collaborateur après l'accord de son manager.
- Titre du ticket et Description : texte libre où Insérer un champ… ajoute un champ de la demande, une variable du processus ou le numéro, l'adresse et le demandeur de la demande ; titre vide : nom de l'étape et numéro de la demande ;
- Valeurs du ticket : Catégorie, Type (incident, demande…), Impact, Urgence, Priorité et Groupe d'assignation, chacun Par défaut (règles du Service Desk), en Valeur fixe ou Tirée d'un champ (la valeur saisie est reconnue par son nom, sans tenir compte des majuscules ni des accents) ;
- Champs personnalisés du ticket, chacun tiré d'un champ ou en valeur fixe ;
- Recopier dans la description les champs qui n'alimentent rien et Joindre au ticket les pièces jointes de la saisie ;
- Attendre la résolution du ticket avant de continuer : décoché, le processus continue dès la création ; coché, l'étape attend, puis prend la sortie normale quand le ticket est résolu, ou la sortie fermé sans résolution s'il est fermé sans avoir été résolu (les deux sorties sont exigées pour publier). Un ticket fusionné dans un autre : l'étape attend le ticket cible.
Le numéro et l'adresse du ticket sont ensuite disponibles pour les étapes suivantes ({{field:ticket.number}}, {{field:ticket.url}}, par exemple dans une notification). Si le ticket ne peut pas être créé (Service Desk désactivé…), l'étape est confiée aux responsables du service, qui la relancent ou l'abandonnent comme un appel automatisé en échec.
Événement d'agenda (proposé quand un connecteur d'agenda est installé, voir Connecter un agenda) : écrit un rendez-vous dans un agenda Microsoft 365 (Outlook) ou Google, par exemple une intervention chez un client à la date choisie dans le formulaire.
- Agenda : Agenda du demandeur, Agenda d'un utilisateur (choisi dans la liste) ou Agenda partagé, de ressource, ou désigné par un champ (une adresse, ou {{champ}} pour l'adresse saisie dans la demande) ;
- Titre, Lieu et Description : texte libre où le bouton {} insère un champ ou une variable ; {{request.number}}, {{request.url}}, {{requester.name}} et {{requester.email}} donnent le numéro, l'adresse et le demandeur de la demande. Un champ inconnu est remplacé par du vide ;
- Début et Fin (facultative) : une date au format AAAA-MM-JJ HH:MM, ou un champ date de la demande ; sans fin, l'événement dure la Durée sans fin (minutes) ;
- Répétition : aucune, ou tous les N jours, semaines ou mois, avec le nombre d'Occurrences (2 à 366) ;
- Fuseau horaire : fuseau des dates saisies sans décalage et de la répétition, par exemple Europe/Paris ; une réunion répétée à 9 h reste à 9 h après le changement d'heure. Vide : le fuseau du serveur ;
- Inviter le demandeur, Autres participants et Ressources réservées (salle, véhicule) : adresses ou champs, séparés par des virgules ; une ressource bloque le créneau dans son propre agenda ;
- Champ du lien et Champ de l'identifiant : champs de la demande qui reçoivent le lien d'ouverture et l'identifiant de l'événement.
Le lien et l'identifiant restent disponibles pour les étapes suivantes ({{field:calendar.event.url}}, {{field:calendar.event.id}}). Si l'agenda refuse l'événement, l'étape prend la sortie Échec quand elle est raccordée ; sinon, elle est confiée aux responsables du service, qui la relancent ou l'abandonnent. Un processus qui contient cet élément ne se publie pas tant qu'aucun connecteur d'agenda n'est configuré, ni sans sa sortie par défaut raccordée.

Quand l'agenda est désigné par un champ, la personne qui remplit la demande choisit l'agenda où l'événement est écrit. Préférez un champ dont les valeurs sont imposées (liste), et demandez à l'administrateur Microsoft 365 ou Google de limiter le connecteur aux agendas concernés.

CMDB

Ces nœuds n'apparaissent que si le module CMDB est installé.

Création d'objet CMDB : un Type d'objet CMDB, ses Propriétés (valeur Fixe ou Variable) et une Variable de sortie qui reçoit l'identifiant de l'objet créé.
Modification d'objet CMDB : l'Id de l'instance à modifier (identifiant fixe ou {{token}}) et les propriétés cochées Modifier.
Suppression d'objet CMDB : l'Id de l'instance à supprimer.
Création de relation CMDB : un Type de relation, l'Id de l'instance source et l'Id de l'instance cible.

Voir aussi

« Concevoir un processus » : l'éditeur, le contrôle et la publication.
« Concevoir un formulaire » : les formulaires utilisés par les étapes.