El módulo Gestión de activos de Portail ZAPP lleva el inventario de hardware y software: puestos, servidores, equipos de red, vehículos, mobiliario, licencias de software. Las pantallas están reservadas a los administradores y al grupo Gestores de activos; este grupo no necesita acceso a las pantallas genéricas de la CMDB.
Lista de activos
La página Activos (/assets) lista los activos de todos los tipos (un portátil, un servidor o un vehículo es un tipo de activo), con su estado, la persona a la que están asignados y el fin de su garantía. La búsqueda ignora mayúsculas y acentos. La lista se detiene en los 500 primeros resultados: afina la búsqueda si un aviso lo indica.
Ficha y formulario de un activo
La ficha de un activo muestra toda su información, sus archivos, sus relaciones (servicio alojado, ubicación, contrato…) y el historial de sus modificaciones. El botón Editar solo aparece si tienes derecho a modificar ese tipo de activo.
Un activo enviado por un conector de inventario (Ivanti Neurons, Neurons for MDM, Intune, GLPI…) tiene, al principio de su ficha, un resumen: sistema, procesador, memoria, almacenamiento total y parte libre, usuario principal, fecha del último informe y fuentes que lo han visto. La ficha se organiza entonces en pestañas: Vista general (la información, los archivos, las relaciones y el historial), Hardware (discos con su ocupación, interfaces de red), Software (con un campo Filtrar que no distingue mayúsculas ni acentos) y Fuentes. Una pestaña vacía no se muestra, y la dirección de la página guarda la pestaña abierta. Los discos, interfaces y software ya no aparecen entre las relaciones.
El formulario Nuevo / Editar agrupa los campos por tema: identificación, adquisición y costes, asignación y ubicación, archivo adjunto, y después los campos añadidos por tu administrador. Eliges el tipo del activo (activo genérico o uno de sus subtipos) y sus vínculos (ubicación, departamento, centro de coste). Un campo obligatorio vacío o un valor fuera de la lista se indica arriba del formulario, y no se guarda nada.
El campo Contrato solo existe si el módulo Gestión de contratos está instalado.
El archivo adjunto admite varios archivos, añadidos una vez creado el activo: en la ficha (sección Archivos) o en el formulario Editar, arrastra los archivos a la zona de depósito o haz clic en ella para elegirlos. El envío sale enseguida, sin perder lo que has escrito. Haz clic en un nombre para descargar el archivo, en la cruz para quitarlo. Los tipos admitidos y el tamaño máximo (50 MB por defecto) son los de la instancia; 20 archivos como máximo por envío.
Reservar un activo
La reserva de un activo durante un período se describe en la página «Reservar un activo».
Alertas
Cada día, tres tareas avisan antes de un vencimiento:
- AssetWarrantyExpiryCheck: fin de garantía de un activo (se puede crear un ticket si el Service Desk está instalado);
- AssetInspectionExpiryCheck: próximo vencimiento de una inspección reglamentaria (inspección eléctrica, de vehículo…);
- SoftwareLicenseExpiryCheck: vencimiento de una licencia de software.
Los correos usan las plantillas asset-warranty-alert, asset-inspection-alert y software-license-expiry-alert, que puedes modificar en la administración de plantillas.
Lista de devolución del material
Desde la lista de usuarios, el botón Devolución de material abre la lista de activos asignados a la persona elegida, que debe devolver cuando se marcha. Se exporta en CSV y en PDF (plantilla asset-return-list). Es solo informativa: no bloquea la desactivación de la cuenta.
Panel y pantalla ACS
El panel Asset Manager reúne los indicadores del inventario (activos en servicio, valor de compra, contratos activos y vencimientos si la Gestión de contratos está instalada), el reparto de los activos por estado o por ubicación y los fines de garantía a 30, 60 y 90 días.
En la pantalla ACS, la carpeta Activos presenta el árbol de tipos de activo; cada tipo lista sus activos, subtipos incluidos.