Le connecteur Holded relie MyZapp au logiciel de facturation Holded. Une fois configuré, il fait trois choses :
- il saisit dans Holded les devis, factures et avoirs que la file Documents à émettre attend. Chaque document est ensuite clos avec son numéro Holded, sans intervention d'un opérateur ;
- il crée le devis Holded d'un devis du CRM envoyé au client, puis la commande Holded quand le devis accepté devient une commande ;
- il synchronise l'acceptation et le refus des devis dans les deux sens. Un devis accepté dans le CRM l'est aussi dans Holded. Un devis accepté dans Holded l'est aussi dans le CRM, s'il y est encore « envoyé ».
Sans connecteur, rien ne change : la file Documents à émettre se traite à la main. L'écran est réservé aux administrateurs.
Régler le connecteur
- Dans Holded, créez une clé d'API (Configuración › Desarrolladores).
- Dans le Coffre, créez un secret qui contient cette clé.
- Ouvrez Connecteur Holded (
/connector/holded) et choisissez ce secret dans Secret du Coffre qui porte la clé d'API. - Cochez Connecteur actif, puis les flux voulus :
- Saisir les documents de facturation demandés ;
- Envoyer les devis du CRM et leurs statuts ;
- Créer la commande Holded d'une commande CRM. Décoché, le parcours est devis → facture directement : les factures de la commande arrivent dans Holded sans commande intermédiaire.
- Facultatif : réglez une TVA par défaut pour les lignes de facturation qui n'en portent pas.
- Enregistrez, puis cliquez sur Tester la connexion.
Les codes de statut des devis (en attente 0, accepté 1, refusé 2) sont ceux que Holded utilise habituellement. Vérifiez-les sur votre compte : un devis accepté dans Holded doit afficher le code « Accepté ».
Ce qui part vers Holded
| Dans MyZapp | Dans Holded |
|---|---|
| Devis à émettre (file de facturation) | Devis |
| Facture à émettre (échéance de commande, contrat de support…) | Facture |
| Facture payée | Facture, puis paiement enregistré |
| Conversion d'un devis en facture | Facture reprise du devis |
| Avoir | Avoir |
| Devis CRM envoyé | Devis, avec ses lignes, remises et TVA |
| Commande CRM | Commande client, avec le numéro du devis Holded |
Le client est retrouvé dans Holded par son nom, ou créé s'il n'existe pas. Si plusieurs contacts Holded portent le même nom, le document est mis de côté avec le motif « Plusieurs contacts Holded portent ce nom ».
Suivre les envois
La page liste les derniers documents reliés, avec leur numéro Holded et leur état :
- Créé : le document existe dans Holded ;
- Refusé : Holded a refusé le document. Rien n'a été créé chez lui, et le motif est affiché. Le document de facturation reste dans la file, où il peut être saisi à la main ;
- En cours : Holded n'a pas répondu. Avant toute nouvelle tentative, le connecteur vérifie dans Holded que le document n'y existe pas déjà.
Le journal note les erreurs, les décisions reportées de Holded vers le CRM, et les écarts. Un écart est par exemple un devis refusé dans Holded alors qu'il est déjà accepté dans le CRM : il n'est jamais appliqué automatiquement.
Les envois se font à chaque événement : devis envoyé, accepté ou refusé, commande créée. Ils se font aussi toutes les 10 minutes par la synchronisation planifiée. Synchroniser maintenant lance ce passage tout de suite.