Varios módulos de Portail ZAPP encargan presupuestos y facturas: pedidos del CRM, contratos de soporte, líneas por pagar… No hablan ellos mismos con el programa de facturación: dejan su solicitud en la cola Documentos por emitir, que trata el equipo de facturación. Las pantallas están reservadas a los administradores y al grupo Equipo de facturación.
La cola
La página Documentos por emitir (/billing-documents) muestra primero lo que queda por hacer. Filtros: tipo, estado, pagador, responsable (incluido «sin asignar»).
| Tipo | Qué hay que hacer |
|---|---|
| Presupuesto | Elaborar el presupuesto |
| Factura | Elaborar la factura |
| Factura pagada por registrar | Elaborar la factura y marcarla pagada: el pago ya se ha cobrado |
| Conversión de presupuesto en factura | Convertir el presupuesto emitido con el número de pedido indicado |
| Factura rectificativa | Elaborar la rectificativa sobre la factura indicada, con su motivo |
Emitir un documento
La ficha muestra todo lo necesario para registrarlo: pagador, líneas, moneda, total, comentario, número de pedido, origen de la solicitud.
- Cerrar: indica el número del documento en el programa de facturación, la fecha de emisión y, si quieres, el PDF. El módulo que hizo la solicitud recibe el aviso.
- Cancelar la solicitud: con un motivo. Un presupuesto emitido también se puede retirar mientras no esté convertido. Una factura emitida no se cancela: se rectifica con una factura rectificativa.
- Asignar a una persona del equipo.
Registrar un cobro
En una factura emitida, la tarjeta Cobros muestra el estado del cobro (no cobrada, cobrada en parte, cobrada), el total, las rectificativas emitidas, lo cobrado y lo pendiente de cobro.
Registrar el cobro: importe (se propone lo pendiente), fecha, referencia del pago y forma de pago. Un cobro nunca supera lo pendiente ni lleva una fecha futura. Un doble clic solo registra un cobro. Un cobro no se modifica ni se borra: un error se corrige con una rectificativa en el programa de facturación.
Cuando se cobra la factura de un pedido del CRM, el pedido pasa a cobrado solo: el comercial ya no tiene nada que registrar. Un conector de contabilidad también puede traer los cobros; aparecen con su origen.
Solicitar una factura rectificativa
La tarjeta Facturas rectificativas lista las rectificativas de la factura. Solicitar una rectificativa: el motivo es obligatorio; deja el importe vacío para una rectificativa total (se copian las líneas de la factura), o indica un importe y una descripción. Una rectificativa nunca supera lo que queda por rectificar. La rectificativa total de una factura con descuento copia también la línea de descuento: lo que cuenta es el importe neto.
La rectificativa entra en la cola como los demás documentos: regístrala en el programa de facturación y luego ciérrala con su número. Reduce lo pendiente de la factura; si la salda, la factura queda cobrada y, para un pedido del CRM, también el vencimiento. Para un pedido del CRM, las comisiones de los comerciales se recuperan en proporción.
Fusión de cuentas
Cuando se fusionan dos cuentas del CRM, las facturas y rectificativas ya emitidas siguen a nombre de la organización de origen, tal como se facturaron, con un vínculo hacia la organización conservada: si filtras la cola por la organización conservada, también aparecen. Los documentos aún por emitir pasan a la organización conservada.
Notificaciones
El equipo recibe un aviso de cada nueva solicitud y luego un recordatorio para un elemento que sigue abierto (48 horas por defecto). Las plantillas se personalizan en la administración de plantillas.