Plusieurs modules de Portail ZAPP font établir des devis et des factures : commandes du CRM, contrats de support, lignes à payer… Ils ne parlent pas eux-mêmes au logiciel de facturation : ils déposent leur demande dans la file Documents à émettre, que traite l'équipe de facturation. Les écrans sont réservés aux administrateurs et au groupe Équipe de facturation.
La file
La page Documents à émettre (/billing-documents) montre d'abord ce qui reste à faire. Filtres : type, état, payeur, responsable (dont « non assigné »).
| Type | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Devis | Établir le devis |
| Facture | Établir la facture |
| Facture payée à enregistrer | Établir la facture et la marquer payée : le paiement est déjà encaissé |
| Conversion de devis en facture | Convertir le devis émis avec le numéro de commande indiqué |
| Avoir | Établir l'avoir sur la facture indiquée, avec son motif |
Émettre un document
La fiche affiche tout ce qu'il faut pour le saisir : payeur, lignes, devise, total, commentaire, numéro de commande, origine de la demande.
- Clore : saisissez le numéro du document dans le logiciel de facturation, la date d'émission et, si vous le souhaitez, le PDF. Le module qui avait fait la demande en est prévenu.
- Annuler la demande : avec un motif. Un devis émis peut aussi être retiré tant qu'il n'est pas converti. Une facture émise ne s'annule pas : elle se crédite par un avoir.
- Assigner un responsable de l'équipe.
Enregistrer un encaissement
Sur une facture émise, la carte Encaissements affiche l'état de paiement (non payée, partiellement payée, payée), le total, les avoirs émis, l'encaissé et le reste dû.
Enregistrer l'encaissement : montant (le reste dû est proposé), date, référence du règlement et mode. Un encaissement ne dépasse jamais le reste dû et n'est jamais daté dans le futur. Un double clic n'enregistre qu'un encaissement. Un encaissement ne se modifie ni ne se supprime : une erreur se corrige par un avoir dans le logiciel de facturation.
Quand la facture d'une commande du CRM est soldée, la commande passe payée d'elle-même : le commercial n'a plus rien à saisir. Un connecteur de comptabilité peut aussi remonter les encaissements ; ils apparaissent avec leur source.
Demander un avoir
La carte Avoirs liste les avoirs de la facture. Demander un avoir : motif obligatoire ; laissez le montant vide pour un avoir total (lignes de la facture reprises), ou saisissez un montant et un libellé. Un avoir ne dépasse jamais ce qui reste à créditer. L'avoir total d'une facture qui comporte une remise reprend aussi la ligne de remise : c'est le montant net qui compte.
L'avoir entre dans la file comme les autres documents : saisissez-le dans le logiciel de facturation, puis clôturez-le avec son numéro. Il réduit le reste dû de la facture ; s'il la solde, la facture est payée et, pour une commande du CRM, l'échéance aussi. Pour une commande du CRM, les commissions des commerciaux sont reprises au prorata.
Fusion de comptes
Quand deux comptes du CRM sont fusionnés, les factures et avoirs déjà émis restent au nom de l'organisation d'origine, tels qu'ils ont été facturés, avec un lien vers l'organisation gardée : filtrer la file sur l'organisation gardée les montre aussi. Les documents encore à émettre passent à l'organisation gardée.
Notifications
L'équipe est prévenue de chaque nouvelle demande, puis relancée pour un élément resté ouvert (48 heures par défaut). Les modèles se personnalisent dans l'administration des modèles.