El CRM vincula tus intercambios con tus clientes a su ficha, sea cual sea tu correo. Hay tres situaciones previstas y todas funcionan: Microsoft 365, Google Workspace o ninguna suite ofimática (solo las cuentas de la aplicación). Tus ajustes personales están en CRM › Correos y agenda (dirección: /crm/mailbox).
Sin suite ofimática: la dirección de depósito
Cada comercial tiene una dirección de depósito personal, con la forma crm+token@dominio. Ponla en copia oculta de tus correos, o reenvíale un correo recibido: se convierte en una actividad vinculada al contacto y a la cuenta correspondientes. Funciona con cualquier correo.
Lo que te identifica es el token de esta dirección (la parte después del +): un correo enviado al buzón de depósito sin tu token se ignora, aunque parezca venir de ti (el remitente que se muestra en un correo se falsifica con facilidad). Guárdate esta dirección para ti.
La copia oculta solo se reconoce si tu administrador ha conectado el buzón de depósito a una recogida que transmite el destinatario original (recogida IMAP). Si tus copias ocultas no aparecen, reenvía el correo a tu dirección de depósito o ponla en copia visible.
Cambiar de dirección crea una nueva; la anterior deja de funcionar (útil si se ha divulgado).
Los correos que envías desde el CRM salen entonces por el correo de la aplicación.
Con Microsoft 365 o Google Workspace: la sincronización de tu buzón
Si tu administrador ha activado los correos de los usuarios en el conector de agenda, elige tu proveedor y marca Sincronizar. El buzón sincronizado es el de tu cuenta; solo el administrador puede designar otro buzón (buzón compartido, alias). Los correos intercambiados con tus contactos y cuentas se vinculan automáticamente; lo que envías desde el CRM sale de tu propio buzón. Se muestra la fecha de la última sincronización.
Sin conector configurado, solo se ofrece la dirección de depósito: no tienes que hacer nada más.
Qué se vincula y qué queda privado
Un correo se vincula:
- al contacto encontrado por su dirección;
- a la cuenta de la organización de ese contacto o, si no, a la cuenta cuyo dominio profesional coincide con la dirección;
- a una oportunidad abierta de esa cuenta: primero aquella en la que el contacto tiene un rol, luego la tuya y luego la modificada más recientemente. El correo aparece entonces también en el panel Actividades y cronología de la ficha de la oportunidad.
- si no hay contacto ni cuenta, a un prospecto abierto cuya dirección es la del interlocutor (primero los tuyos). El correo aparece en el panel Actividades y cronología de la ficha del prospecto, sin modificarlo.
Quedan privados y nunca se vinculan: los correos sin correspondiente conocido y los de las direcciones o dominios de la lista Nunca vinculados (tu correo personal, tus allegados…). El administrador también puede excluir direcciones o dominios para todos.
Agenda
- Marca Crear mis citas del CRM en mi agenda de Microsoft 365 o Google para que tus citas se creen allí: tu agenda envía entonces las invitaciones.
- Si no, tus citas quedan en la agenda del CRM y los invitados reciben una invitación .ics por correo.
- El flujo iCal te da una dirección secreta a la que suscribir tu agenda (Outlook, Google, Apple…) para ver tus citas del CRM. Renovar la dirección invalida la anterior; Desactivar corta el flujo.
Enviar un correo desde el CRM
Desde la ficha de un contacto o de una cuenta, Nuevo correo (dirección: /crm/email/compose) abre una pantalla de envío:
- elige una plantilla (plantillas de la categoría «CrmEmail» del módulo Plantillas, traducidas y modificables por el administrador): las variables del contacto y de la cuenta se sustituyen;
- completa los destinatarios, el asunto y el mensaje (texto simple: los enlaces se vuelven clicables);
- la pantalla indica si el correo sale de tu buzón o del correo de la aplicación.
El correo enviado se convierte en una actividad. Si el administrador ha activado el seguimiento, la ficha de la actividad muestra las aperturas y los clics. Este seguimiento es orientativo: algunos correos bloquean las imágenes o abren los enlaces automáticamente.
Para el administrador
CRM › Administración › Correos (dirección: /crm/admin/mail):
- Buzón de depósito: la dirección que lee el módulo Buzones de correo con el gestor «crm». El servidor de correo debe aceptar las direcciones
crm+token@dominio(subdireccionamiento). Se muestra un aviso mientras ningún buzón use este gestor; - Seguir las aperturas y los clics: desactívalo si tu política de cumplimiento lo prohíbe; hay que informar a los destinatarios;
- Primera sincronización de un buzón: número de días que se recuperan cuando un comercial activa la sincronización;
- Direcciones y dominios excluidos para todos los comerciales (dominio de la empresa, proveedores internos…).
La sincronización de los buzones de Microsoft 365 o Google se activa en el conector de agenda (casilla «correos de los usuarios»).