Le CRM rattache vos échanges avec vos clients à leur fiche, quelle que soit votre messagerie. Trois situations sont prévues, et elles fonctionnent toutes : Microsoft 365, Google Workspace, ou aucune suite bureautique (seulement les comptes de l'application). Vos réglages personnels sont dans CRM › Courriels et agenda (adresse : /crm/mailbox).
Sans suite bureautique : l'adresse de dépôt
Chaque commercial dispose d'une adresse de dépôt personnelle, de la forme crm+jeton@domaine. Mettez-la en copie cachée de vos courriels, ou transférez-lui un courriel reçu : il devient une activité rattachée au contact et au compte correspondants. Elle fonctionne avec n'importe quelle messagerie.
C'est le jeton de cette adresse (la partie après le +) qui vous identifie : un courriel envoyé à la boîte de dépôt sans votre jeton est ignoré, même s'il semble venir de vous (l'expéditeur affiché d'un courriel se falsifie facilement). Gardez donc cette adresse pour vous.
La copie cachée n'est reconnue que si votre administrateur a branché la boîte de dépôt sur une relève qui transmet le destinataire d'origine (relève IMAP). Si vos copies cachées n'apparaissent pas, transférez le courriel à votre adresse de dépôt, ou mettez-la en copie visible.
Changer d'adresse en crée une nouvelle ; l'ancienne ne fonctionne plus (utile si elle a été divulguée).
Les courriels que vous envoyez depuis le CRM partent alors par la messagerie de l'application.
Avec Microsoft 365 ou Google Workspace : la synchronisation de votre boîte
Si votre administrateur a activé les courriels des utilisateurs dans le connecteur d'agenda, choisissez votre fournisseur et cochez Synchroniser. La boîte synchronisée est celle de votre compte ; une autre boîte (boîte partagée, alias) ne peut être désignée que par l'administrateur. Les courriels échangés avec vos contacts et vos comptes sont rattachés automatiquement ; vos envois depuis le CRM partent de votre propre boîte. La date de la dernière synchronisation est affichée.
Sans connecteur configuré, seule l'adresse de dépôt est proposée : rien d'autre à faire.
Ce qui est rattaché, et ce qui reste privé
Un courriel est rattaché :
- au contact trouvé par son adresse ;
- au compte de l'organisation de ce contact, ou à défaut au compte dont le domaine professionnel correspond à l'adresse ;
- à une opportunité ouverte de ce compte : d'abord celle où le contact a un rôle, puis la vôtre, puis la plus récemment modifiée. Le courriel apparaît alors aussi dans le panneau Activités et chronologie de la fiche opportunité.
- à défaut de contact et de compte, à un prospect ouvert dont l'adresse est celle du correspondant (les vôtres d'abord). Le courriel apparaît dans le panneau Activités et chronologie de la fiche prospect, sans la modifier.
Restent privés et ne sont jamais rattachés : les courriels sans correspondant connu, et ceux des adresses ou domaines de la liste Jamais rattachés (votre messagerie personnelle, vos proches…). L'administrateur peut aussi exclure des adresses ou domaines pour tous.
Agenda
- Cochez Créer mes rendez-vous CRM dans mon agenda Microsoft 365 ou Google pour que vos rendez-vous y soient créés : c'est alors votre agenda qui envoie les invitations.
- Sinon, vos rendez-vous restent dans l'agenda du CRM et les invités reçoivent une invitation .ics par courriel.
- Le flux iCal donne une adresse secrète à laquelle abonner votre agenda (Outlook, Google, Apple…) pour y voir vos rendez-vous CRM. Renouveler l'adresse invalide l'ancienne ; Désactiver coupe le flux.
Envoyer un courriel depuis le CRM
Depuis la fiche d'un contact ou d'un compte, Nouveau courriel (adresse : /crm/email/compose) ouvre un écran d'envoi :
- choisissez un modèle (modèles de la catégorie « CrmEmail » du module Modèles, traduits et modifiables par l'administrateur) : les variables du contact et du compte sont remplacées ;
- complétez les destinataires, le sujet et le message (texte simple : les liens deviennent cliquables) ;
- l'écran indique si le courriel part de votre boîte ou de la messagerie de l'application.
Le courriel envoyé devient une activité. Si l'administrateur a activé le suivi, la fiche de l'activité montre les ouvertures et les clics. Ce suivi est indicatif : certaines messageries bloquent les images ou ouvrent les liens automatiquement.
Pour l'administrateur
CRM › Administration › Courriels (adresse : /crm/admin/mail) :
- Boîte de dépôt : l'adresse relevée par le module Boîtes mail avec le gestionnaire « crm ». Le serveur de messagerie doit accepter les adresses
crm+jeton@domaine(sous-adressage). Un avertissement s'affiche tant qu'aucune boîte n'utilise ce gestionnaire ; - Suivre les ouvertures et les clics : à désactiver si votre politique de conformité l'interdit ; les destinataires doivent en être informés ;
- Première synchronisation d'une boîte : nombre de jours repris quand un commercial active la synchronisation ;
- Adresses et domaines exclus pour tous les commerciaux (domaine de l'entreprise, prestataires internes…).
La synchronisation des boîtes Microsoft 365 ou Google s'active dans le connecteur d'agenda (case « courriels des utilisateurs »).