Configurar la firma electrónica

La firma electrónica permite firmar un documento en línea: un presupuesto del CRM, la respuesta a una solicitud… El módulo que envía el documento solo se ocupa de su contenido; la pantalla Firma electrónica configura el proveedor, común a todos los módulos.

Sin proveedor, nada cambia para el usuario: el cliente devuelve el documento firmado, que se adjunta a mano.

Elegir el proveedor

El proveedor disponible hoy es Documenso, un servicio de código abierto, alojado por su editor o instalado en tus servidores.

1. Abre Firma electrónica.
2. Elige Documenso en Proveedor.
3. Indica la dirección de Documenso: https://app.documenso.com para el servicio alojado, o la dirección de tu instalación. La dirección debe empezar por https://.
4. Pega el token de API, creado en Documenso (ajustes de la cuenta, tokens de API).
5. Guarda y pulsa Probar la conexión.

El token no se vuelve a mostrar. Deja el campo vacío para conservarlo, o marca Borrar para eliminarlo.

Cambiar la dirección sin volver a escribir el token borra el token guardado: nunca se envía a otro servidor que aquel para el que se escribió. Vuelve a escribirlo después de cambiar la dirección.

Declarar el webhook

El webhook avisa a MyZapp en cuanto un documento se firma, se rechaza o se cancela.

1. En Documenso, crea un webhook hacia la dirección que muestra la pantalla (Dirección del webhook que declarar en Documenso).
2. Elige los eventos: documento completado, rechazado, cancelado.
3. Elige un secreto y cópialo en Secreto del webhook.

Sin secreto, no se acepta ningún webhook: el estado de los documentos se consulta entonces cada 15 minutos. Esta consulta también cubre un webhook que se haya perdido.

Seguir los documentos

La pantalla muestra los últimos documentos enviados a firmar: el módulo que los envió, los firmantes, el estado, y si se avisó al módulo.

• Firmado: el documento firmado se guarda en los archivos, y el módulo lo tiene en cuenta (por ejemplo, el presupuesto pasa a «aceptado»).
• Rechazado, cancelado o caducado: se avisa al módulo de la misma forma.
• Módulo avisado: pendiente: el aviso se volverá a intentar automáticamente. El error que se muestra ayuda a entender un fallo que dura.

El registro recoge el envío, los cambios de estado, la recuperación del documento firmado y los avisos.