Le connecteur d'événements relie les campagnes du CRM aux plateformes où vous organisez vos webinaires et vos événements : Livestorm, Eventbrite, les webinaires Zoom et les webinaires Microsoft Teams. Les inscrits et les présents d'un événement entrent automatiquement dans la campagne ; les personnes inconnues du CRM deviennent des prospects ; chaque présence devient une activité dans la chronologie de la personne. L'écran est réservé aux administrateurs.
Chaque plateforme s'active séparément : vous pouvez par exemple utiliser Livestorm pour vos webinaires et Eventbrite pour vos salons. Sans connecteur, les campagnes restent utilisables et les participations se saisissent à la main sur la fiche de la campagne.
Régler une plateforme
- Dans le Coffre, créez un secret pour chaque clé ou secret d'application. Une clé n'est jamais saisie dans l'écran du connecteur.
- Ouvrez Connecteur d'événements, activez la plateforme et renseignez ses informations :
- Livestorm : le secret qui porte la clé d'API (paramètres du compte Livestorm, intégrations, API publique) ;
- Eventbrite : le secret qui porte le jeton privé ; l'organisation est facultative (vide : la première organisation du compte) ;
- Zoom : une application « Server-to-Server OAuth » de la place de marché Zoom, avec les droits de lecture des webinaires et des rapports ; renseignez l'identifiant du compte, l'identifiant client et le secret client ; pour les webhooks, le « Secret Token » de l'application ; l'organisateur est facultatif ;
- Microsoft Teams : une application Entra ID qui a la permission d'application
VirtualEvent.Read.All; renseignez le locataire, l'identifiant de l'application, son secret et l'organisateur des webinaires.
- Enregistrez, puis Testez les connexions : chaque plateforme activée affiche son résultat.
Déclarer les webhooks
Après l'enregistrement, l'écran affiche l'adresse du webhook de chaque plateforme qui en envoie (Livestorm, Eventbrite, Zoom). Déclarez-la dans les réglages de webhooks de la plateforme :
- Eventbrite : actions commande passée, participant modifié, entrée enregistrée, commande remboursée ;
- Zoom : inscription créée, approuvée, annulée ou refusée, participant arrivé, webinaire terminé. Zoom vérifie l'adresse dès sa déclaration ;
- Livestorm : inscriptions et fin de session.
Les adresses contiennent un jeton secret : ne les partagez pas. Régénérer le jeton rend les anciennes adresses inutilisables ; il faut alors les redéclarer. Teams n'envoie pas de webhook : ses inscriptions et ses présences sont relevées périodiquement. Sans webhook, la relève planifiée suffit, avec un décalage de quelques minutes.
Ce qui arrive dans le CRM
- Sur la fiche d'une campagne, la carte Événement permet de relier la campagne à un événement d'une plateforme. Un événement n'alimente qu'une seule campagne.
- Les inscrits deviennent membres de la campagne à l'état « inscrit », les présents à l'état « présent ». Une fois l'événement terminé, les inscrits qui ne sont pas venus passent à l'état « absent ».
- Une personne déjà connue est rattachée à son contact ou à son prospect ; sinon un prospect est créé, avec l'origine « événement » et la campagne. L'accord marketing n'est enregistré que si la personne l'a coché sur le formulaire d'inscription : il n'est jamais présumé.
- Chaque présence devient une activité (rendez-vous réalisé) dans la chronologie de la personne.
- Un état ne recule jamais : un présent ne redevient pas inscrit. Une annulation ramène un inscrit à l'état « invité » et ne crée personne.
- Les relèves sont faites toutes les 15 minutes pour les événements à venir dans les 30 jours, en cours ou terminés depuis moins de 14 jours. Le bouton Relever maintenant les fait tout de suite.