Relever les boîtes mail

Le module Boîtes mail relève des boîtes de messagerie et remet chaque nouveau message à un gestionnaire qui le traite. Trois gestionnaires existent :

TIMA (module Service Desk) : chaque message crée un ticket, dont le demandeur est l'expéditeur ; si le sujet contient le numéro d'un ticket existant (cas d'une réponse à une notification), le message est ajouté à ce ticket ;
licensing (module Licences) : les fichiers de licence reçus en pièce jointe sont importés (voir « Gérer les licences de l'instance »).
servicecatalog (module Catalogue de services) : chaque message crée une demande sur le service dont un déclencheur « Boîte mail » utilise la boîte ; une réponse devient un commentaire (voir « Déclencheurs automatiques »).

L'écran Boîtes mail entrantes est réservé aux Administrateurs. Il est dans le menu Administration, rubrique Connecteurs et automatisation.

Avant de commencer : activer la relève

La relève est faite par la tâche planifiée MailInboxPolling, toutes les 5 minutes. Elle est désactivée à l'installation : activez-la dans le Planificateur une fois vos boîtes et leur gestionnaire réglés.

Lisez ceci avant de l'activer : un message relevé est marqué comme lu dans la boîte et n'est jamais relevé une seconde fois, même s'il n'a pas été remis (boîte sans gestionnaire). Seuls les messages non lus sont relevés. Une boîte dont le gestionnaire n'existe plus (module retiré) n'est pas relevée du tout : ses messages restent non lus, et la Dernière erreur de la fiche l'indique.

Ajouter une boîte

Nouvelle boîte demande :

Nom : libre, pour la reconnaître dans la liste ;
Protocole : IMAP ;
pour IMAP : Hôte, Port (993 par défaut), Sécurité (Implicite (SSL/TLS), Explicite (STARTTLS) ou Aucune), Dossier à relever (INBOX par défaut), Nom d'utilisateur et Mot de passe ;
Gestionnaire des messages : choisi dans la liste des gestionnaires disponibles sur l'instance (TIMA, licensing…), ou Aucun — les messages sont alors relevés et journalisés, mais remis à personne ;
Active : seules les boîtes actives sont relevées.

Le mot de passe (ou le secret client) est enregistré comme valeur secrète et n'est jamais réaffiché. En modification, laissez le champ vide pour conserver la valeur actuelle.

Microsoft Graph : la relève par Graph n'est pas encore disponible ; le protocole n'est plus proposé à la création. Une boîte déjà réglée en Graph reste modifiable, mais ne récupère aucun message (un avertissement l'indique sur sa fiche) : passez-la en IMAP.

Vérifier une boîte

Cliquez sur le nom d'une boîte pour l'ouvrir. Tester la connexion se connecte avec les valeurs enregistrées (enregistrez d'abord vos modifications) et affiche « Connexion réussie. » ou le message d'erreur du serveur de messagerie.

Sous les boutons, Dernier poll donne la date de la dernière relève réussie et Dernière erreur le message de la dernière relève en échec ; l'erreur disparaît à la relève réussie suivante.

Pour des raisons de sécurité, l'hôte ne peut pas désigner une adresse de réseau interne (par exemple 10.x.x.x, 172.16 à 172.31.x.x, 192.168.x.x, 100.64 à 100.127.x.x, ou la machine elle-même), une adresse réservée, ni un nom local (sans point, ou en .local, .lan, .internal) : la connexion est refusée avec le message « Hôte refusé ». Un nom qui ne se résout pas donne « Hôte introuvable ». Le serveur de messagerie doit être joignable par une adresse publique.

Bon à savoir

Les réponses automatiques (absences, accusés automatiques) sont relevées mais jamais remises au gestionnaire.
Si le module du gestionnaire n'est pas couvert par la licence, la boîte n'est pas relevée : ses messages restent non lus et seront traités dès que la licence le permet.
Les Filtres de la fiche permettent d'écarter des messages avant leur remise (voir « Filtrer les e-mails entrants »).
Supprimer (la corbeille de la liste, après confirmation) supprime la boîte avec son historique de relève (messages traités et exclus), ses filtres et son mot de passe enregistré. Pour l'arrêter en gardant tout cela, décochez Active.

Voir aussi

« Filtrer les e-mails entrants » : écarter des messages avant leur remise.
« Planifier les tâches » : activer la tâche MailInboxPolling.