Una persona te pide el acceso a sus datos, su supresión, su rectificación, la limitación de su tratamiento, su portabilidad, o se opone a un tratamiento (artículos 15 a 22 del RGPD). Su solicitud llega a la ventanilla de solicitudes reguladas, que cuenta el plazo, lleva la respuesta formal y guarda la prueba. El expediente de ejecución aplica la solicitud a todos los datos que MyZapp tiene sobre ella, módulo por módulo.
Solo los delegados de protección de datos (y los administradores) abren y tramitan estos expedientes: contienen la identidad de la persona.
Abrir el expediente desde la solicitud
- Abre la solicitud (por ejemplo «Derecho de acceso») en Solicitudes reguladas.
- En la tarjeta Ejecución en la aplicación, haz clic en Ejecutar la solicitud en la aplicación.
- El expediente se abre con el derecho del tipo de solicitud y el nombre, el correo, el teléfono y el documento de identidad del solicitante. Complétalo si hace falta y haz clic en Abrir el expediente.
Una solicitud solo tiene un expediente abierto a la vez. También puedes abrir un expediente a mano desde Protección de datos › Solicitudes de derechos › Nuevo expediente, por ejemplo para una solicitud recibida fuera de la ventanilla.
Mientras el expediente está abierto, la respuesta formal de la solicitud no puede salir: la ventanilla muestra «La solicitud se está ejecutando en la aplicación».
Las etapas
| Etapa | Qué haces |
|---|---|
| 1. La persona y el derecho | Revisa los criterios de búsqueda: cuenta, correo, teléfono, documento. Cada módulo busca a la persona por todos los criterios indicados. Para una rectificación, indica los valores exactos; para una oposición, la finalidad afectada. |
| 2. Identidad | Acredita la identidad de forma proporcionada (artículo 12.6): Acreditada (justificante recibido), Verificación innecesaria (cuenta autenticada, datos sin riesgo) con el motivo, o No acreditada, que deniega la solicitud. Para suspender el plazo mientras llega un justificante, solicita una subsanación en la solicitud. |
| 3. Dónde están sus datos | Buscar en la aplicación muestra, por módulo, el número de registros encontrados. No se modifica nada. |
| 4. Ejecución | Según el derecho, ver más abajo. El resultado se muestra por módulo: hecho, rechazado y por qué, con error. |
| 5. Resultado | Cerrar el expediente: la respuesta formal puede salir. O Denegar una solicitud manifiestamente infundada o excesiva (artículo 12.5), con una motivación incluida en la respuesta. O Anular un duplicado. |
Qué hace cada derecho
- Acceso: un paquete de respuesta (archivo ZIP) reúne un archivo de datos por módulo y un informe legible: finalidades, categorías de datos, destinatarios, plazo de conservación, base jurídica, origen de los datos, decisiones automatizadas, transferencias fuera de la Unión y lo que se conserva y por qué. El paquete se incorpora al expediente de la solicitud y forma parte de su prueba. También puedes descargarlo desde el expediente.
- Portabilidad: el mismo paquete, limitado a los datos tratados sobre la base del consentimiento o del contrato (artículo 20).
- Supresión, rectificación, limitación, oposición: estos derechos modifican datos. No se aplica nada sin tu validación: marca «Valido la ejecución en toda la aplicación» antes de hacer clic. Lo que la ley obliga a conservar (facturas, pruebas de las solicitudes, registros de seguridad) se rechaza con su motivo y, cuando se conoce, la fecha de fin de conservación.
- Decisión automatizada: el informe indica si un módulo toma una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado (artículo 22).
Si un módulo falla, el expediente sigue abierto: vuelve a lanzar la ejecución, que retoma lo que falta.
Oposición y limitación: la persona se inscribe en la lista de oposición y limitación, que el CRM consulta antes de cualquier envío, incluso para una ficha creada después. Para levantar una limitación, informa primero a la persona (artículo 18.3) y haz clic en Levantar la limitación en el expediente: el levantamiento queda fechado.
Sistemas fuera de la aplicación y destinatarios
Parte de los datos de la persona suele estar en otro lugar: nóminas, videovigilancia, software de gestión. El registro de actividades de tratamiento los conoce. Al ejecutar, el expediente crea una tarea por cada actividad del registro cuyos datos están en un sistema externo y cuyos derechos se ejercen a mano.
- La tarea se asigna a la cuenta responsable del sistema indicada en el registro (campo «Cuenta del responsable»); si no hay, a los miembros del grupo responsable; si no, a ti. Lleva el vencimiento de la solicitud y las instrucciones del registro.
- El responsable recibe un aviso y, cuando se acerca el vencimiento, un recordatorio al día. Abre la tarea en Protección de datos › Tareas de las solicitudes (o con el enlace del aviso), ve a la persona que debe buscar mientras la tarea está abierta, ejecuta la solicitud en su sistema y adjunta la prueba: una declaración escrita o un archivo (la exportación de los datos para un acceso). Si la persona no está en su sistema, cierra la tarea con ese motivo.
- Tras una rectificación, una supresión o una limitación, una tarea te pide también avisar a los destinatarios de cada actividad afectada: encargados del tratamiento, autoridades, proveedor de IA (artículo 19). Anota a quién se avisó y cómo, o motiva la imposibilidad o el esfuerzo desproporcionado.
La tarjeta Tareas fuera de la aplicación del expediente muestra su avance. El expediente solo se cierra cuando todas están hechas o motivadas; la respuesta formal espera, por tanto, a la última. Anular el expediente anula sus tareas.
En los datos de demostración
El paso «Protección de datos» de los datos de demostración recorre una solicitud de principio a fin, después del de las solicitudes reguladas:
- la solicitud de acceso de demostración tiene su expediente cerrado: identidad verificada, búsqueda en toda la aplicación, paquete incorporado a la solicitud y tres tareas de sistemas externos cerradas por su responsable (las nóminas, hecha con declaración escrita; la videovigilancia y la herramienta del encargado, justificadas). Solo queda redactar la respuesta formal en la solicitud;
- si existe una solicitud de supresión, su expediente queda abierto, detenido en la vista previa: no se suprime nada. Te sirve para mostrar el resultado de la búsqueda antes de cualquier ejecución.
Volver a ejecutar el paso nunca crea un segundo expediente para una solicitud que ya lo tiene.
Conviene saber
- Los informes del expediente no contienen ningún dato personal: solo módulos, estados, cifras y motivos.
- Los valores de una rectificación se retiran del expediente al cerrarlo.
- La respuesta formal se redacta en la solicitud, como siempre, una vez cerrado el expediente.
Prueba de los consentimientos
Protección de datos › Consentimientos encuentra, por la dirección de una persona, todo lo que aceptó o rechazó: finalidad, fecha, canal, versión del texto leído y módulo que lo recogió, incluidos los textos aceptados al registrarse. Puedes retirar ahí un consentimiento a petición suya (por escrito o de palabra): la retirada queda registrada a tu nombre. El registro nunca se borra: prueba el consentimiento (art. 7.1).