Cada formulario que recoge datos personales debe indicar a la persona, en el momento en que los facilita, quién los trata, para qué, con qué base jurídica, a quién se comunican y durante cuánto tiempo se conservan (artículos 13 y 14 del RGPD). MyZapp muestra este aviso informativo en el propio formulario, en un recuadro «Cómo usamos tus datos personales», y lo elabora a partir del registro de actividades de tratamiento.
La pantalla está en Protección de datos › Avisos informativos. Todo el módulo puede consultarla; solo los delegados de protección de datos (y los administradores) pueden modificarla.
Formularios afectados
Cada módulo declara sus formularios de recogida: registro, aceptación de una invitación, formulario público de solicitudes reguladas, formulario web y reserva de citas del CRM, pedido de un invitado en el catálogo, asistente para visitantes sin cuenta. Un módulo desactivado no declara ninguno.
Para cada formulario, la pantalla muestra el módulo, los tratamientos del registro que lo cubren y la versión vigente del aviso. El enlace Vista previa abre el aviso completo, tal como lo ve la persona.
De dónde sale el contenido
Para cada tratamiento vigente del registro vinculado al formulario, el aviso muestra su nombre, el responsable del tratamiento, las finalidades, la base jurídica, los destinatarios, el plazo de conservación y las transferencias fuera de la Unión Europea. Añade el contacto del delegado de cada responsable y recuerda los derechos de la persona.
Un tratamiento solo propuesto no aparece: valídalo primero en el registro. Si ningún tratamiento vigente cubre un formulario, la pantalla lo indica y no se muestra nada a la persona.
La introducción de tu organización
Puedes añadir, para cada idioma activo, un breve texto de introducción (4000 caracteres como máximo): contexto, enlace a tu política de privacidad… Si no hay introducción en el idioma del lector, no se añade nada: no se muestra otro idioma en su lugar.
Las versiones
La versión de un aviso aumenta en cuanto cambia lo que muestra: introducción modificada, tratamiento del registro modificado, añadido o retirado. Se mantiene mientras nada cambie. El formulario envía el código y la versión del aviso leído: un módulo que recoge un consentimiento los guarda como prueba en el registro de consentimientos.