Chaque formulaire qui recueille des données personnelles doit dire à la personne, au moment où elle les donne, qui les traite, pourquoi, sur quelle base, à qui elles sont transmises et combien de temps elles sont gardées (articles 13 et 14 du RGPD). MyZapp affiche cette mention d'information dans le formulaire lui-même, sous un encadré « Comment nous utilisons vos données personnelles », et la compose à partir du registre des traitements.
L'écran se trouve dans Protection des données › Mentions d'information. Tout le module peut le lire ; seuls les délégués à la protection des données (et les administrateurs) le modifient.
Les formulaires concernés
Chaque module déclare ses formulaires de collecte : inscription, acceptation d'une invitation, formulaire public des requêtes réglementées, formulaire web et prise de rendez-vous du CRM, commande d'un invité au catalogue, assistant pour les visiteurs sans compte. Un module désactivé n'en déclare aucun.
Pour chaque formulaire, l'écran montre le module, les traitements du registre qui le couvrent et la version en vigueur de la mention. Le lien Aperçu ouvre la mention complète, telle que la personne la voit.
D'où vient le contenu
La mention reprend, pour chaque traitement en vigueur du registre lié au formulaire : son nom, le responsable du traitement, les finalités, la base légale, les destinataires, la durée de conservation et les transferts hors de l'Union. Elle ajoute le contact du délégué de chaque responsable et rappelle les droits de la personne.
Un traitement seulement proposé n'apparaît pas : validez-le d'abord au registre. Si aucun traitement en vigueur ne couvre un formulaire, l'écran le signale et rien n'est affiché à la personne.
L'introduction de votre organisation
Vous pouvez ajouter, pour chaque langue active, un court texte d'introduction (4 000 caractères au plus) : contexte, lien vers votre politique de confidentialité… Sans introduction dans la langue du lecteur, rien n'est ajouté : aucune autre langue n'est affichée à sa place.
Les versions
La version d'une mention augmente dès que ce qu'elle affiche change : introduction modifiée, traitement du registre modifié, ajouté ou retiré. Elle reste la même tant que rien ne change. Le formulaire transmet le code et la version de la mention lue : un module qui recueille un consentement les garde comme preuve, au registre des consentements.