El espacio del delegado (Protección de datos › Espacio del delegado) reúne lo que el delegado de protección de datos debe poder mostrar de su actividad (artículos 37 a 39 del RGPD). Todo el módulo puede leerlo; solo los delegados y los administradores lo modifican.
Designación y comunicación
La tarjeta Designación del delegado muestra el delegado indicado en la entidad jurídica y guarda su comunicación a la autoridad de control: autoridad, fecha y referencia de la comunicación.
Registro nacional de bases de datos
Cuando el modelo de país de la entidad prevé un registro nacional de bases de datos (en Colombia, el RNBD de la SIC), aparece la tarjeta Registro nacional de bases de datos. El delegado marca si la entidad debe inscribirse (el modelo recuerda quién está obligado: umbral de activos, naturaleza jurídica). La tarjeta muestra entonces los próximos plazos (actualización anual, reporte semestral de reclamos, inscripción de una base creada hace poco; fechas indicativas, sin contar festivos), y se envía un recordatorio al delegado dos semanas antes de cada uno.
La inscripción se hace en línea, en el portal de la autoridad: la ficha de preparación (CSV) recoge, para cada tratamiento vigente del registro, la información que hay que introducir (finalidades, base legal, titulares y datos, encargado, transferencias, medidas de seguridad).
Tareas del año
Cada tarea se registra con su fecha, su tipo (asesoramiento, dictamen, formación, sensibilización, control, contacto con la autoridad, solicitud de derechos, otra), su asunto y un detalle. El filtro Año muestra las tareas de un año.
Plan de acciones
El plan lista las acciones de cumplimiento: prioridad, responsable, vencimiento y estado (pendiente, en curso, hecha, descartada). Un vencimiento superado aparece en rojo y cuenta en el panel. Las acciones cerradas se ocultan por defecto.
Informe anual
El botón Informe anual (PDF) genera el informe del año elegido: designación y comunicación, tareas por tipo, actividad de cumplimiento (tratamientos, solicitudes de derechos, violaciones, evaluaciones de impacto, revisiones «desde el diseño»), estado de las medidas de seguridad y plan de acciones. Solo contiene cifras y títulos, nunca la identidad de una persona. La plantilla del PDF se personaliza en las plantillas de documentos. El informe del año en curso también figura en el expediente de cumplimiento.
Registro de consultas
El botón Registro de consultas (delegados y administradores) muestra quién consultó, descargó o exportó un dato sensible, cuándo y por qué canal. Los filtros cubren la categoría, el tipo de acceso, el tipo de dato y el periodo. Su conservación es la del registro de auditoría.