Les réglages des devis sont dans CRM › Administration du CRM › Devis (adresse : /crm/admin/quotes), réservés aux Administrateurs et aux Administrateurs du CRM.
Réglages généraux
- Préfixe des numéros : le numéro d'un devis est ce préfixe, l'année et un compteur (
Q2026-00042). Le compteur repart à 1 chaque année. - Validité par défaut : nombre de jours de validité proposé à la création (30 par défaut).
- Un devis accepté fait passer son opportunité à « gagnée » : coché par défaut. Le motif de gain appliqué est pris dans la liste des motifs de gain ; laissez-le vide si votre pipeline n'en exige pas.
- Conditions par défaut : le texte des conditions (paiement, livraison…) repris sur chaque nouveau devis ; le commercial peut le modifier.
Règles d'approbation
Une règle déclenche une approbation avant l'envoi. Cinq types :
| Règle | Seuil |
|---|---|
| Remise de ligne au-delà de | en % |
| Remise globale au-delà de | en % |
| Marge en dessous de | en % ; si la marge est inconnue (une ligne qui rapporte n'a pas de coût), l'approbation est demandée par prudence |
| Le devis contient le produit | un produit du catalogue |
| Total HT au-delà de | montant dans la devise de référence du catalogue |
La remise de ligne comptée est la remise effective : un prix saisi à la main en dessous du prix catalogue compte comme une remise (prix catalogue 100, prix saisi 40 : remise de 60 %).
Le taux de marge et le seuil de marge ne sont montrés qu'aux personnes qui ont le droit de voir les coûts du catalogue ; les autres voient seulement « Marge sous le seuil ».
Une règle peut viser un rôle CRM : elle vaut alors pour les détenteurs de ce rôle, avec son propre seuil (par exemple 10 % de remise pour les commerciaux, 25 % pour les responsables commerciaux). Une règle sans rôle vaut pour tous ceux qu'aucune règle de leur rôle ne couvre. Avec plusieurs rôles, c'est le seuil le plus favorable qui s'applique.
Qui approuve ?
- Sans processus : le manager hiérarchique du propriétaire du devis, à la date de la demande (lien saisi sur la fiche de l'utilisateur, ou rempli par la synchronisation de l'annuaire). Sans manager, les membres du groupe CRM_ADMINS. Personne n'approuve son propre devis.
- Avec un processus Workflow (si le module Workflow est actif) : choisissez dans la liste Processus Workflow un processus publié dans le Process Designer (« Aucun » revient à l'approbation par le manager). Si le processus choisi n'est plus publié, la liste le signale : choisissez-en un autre. Sans module Workflow, la section n'apparaît pas et le réglage enregistré est conservé. C'est lui qui décide (plusieurs niveaux, délégation, délais). Le processus reçoit le numéro, le total, le propriétaire, son manager et les motifs (sans le taux de marge). S'il échoue, la décision revient au manager. Si la demande est retirée puis soumise à nouveau, seul le verdict du nouveau processus compte.
Réattribuer un devis approuvé le ramène au brouillon : l'approbation dépend du propriétaire. Un devis en attente d'approbation ne se réattribue pas : retirez d'abord la demande.
Signature électronique
Sans prestataire, le client renvoie le devis signé et le commercial le joint à l'acceptation. Pour la signature en ligne, choisissez Documenso (open source, hébergé ou installé chez vous) :
- Dans Documenso, créez un jeton d'API (paramètres de l'équipe ou du compte).
- Ici, choisissez Documenso, indiquez son adresse (HTTPS obligatoire ;
https://app.documenso.compour le service hébergé) et collez le jeton. - Dans Documenso, déclarez un webhook vers l'adresse affichée sur cette page, pour les événements document terminé, refusé et annulé, avec un secret ; collez le même secret ici.
Sans webhook, l'état des signatures en attente est relevé toutes les 15 minutes. Les secrets ne sont jamais réaffichés ; changer l'adresse de Documenso sans ressaisir le jeton efface le jeton enregistré (il ne part jamais vers un autre serveur que celui pour lequel il a été saisi).
Le champ de signature est placé en bas à droite de la dernière page du devis. Un prestataire qualifié eIDAS (Yousign, Docusign…) pourra s'ajouter par un connecteur.
Modèles
Le document PDF et les courriels se personnalisent dans Modèles, catégorie Crm :
crm-quote: le devis (PDF) ;crm-quote-sent: le courriel qui accompagne l'envoi ;crm-quote-approval-requestedetcrm-quote-approval-decided: les notifications d'approbation.
Chaque modèle existe en français, en anglais et en espagnol. Le coût, la marge et les notes internes ne sont jamais transmis au modèle du devis.