Fusionner deux comptes ou deux contacts
Depuis la fiche de l'enregistrement à garder, cliquez sur Fusionner, cherchez le doublon puis Comparer. Le tableau met les deux enregistrements côte à côte ; pour chaque champ qui diffère, choisissez la valeur retenue. Un champ vide d'un côté reprend la valeur de l'autre.
Fusionner reporte sur l'enregistrement gardé :
- pour un compte : les filiales, les contacts de l'organisation absorbée, les rôles des contacts ;
- pour un contact : les organisations (la principale de l'enregistrement gardé reste principale), les rôles, l'historique des consentements ;
- dans les deux cas : l'équipe de l'enregistrement, les partages, les champs personnalisés manquants et les éléments des autres fonctions (activités, opportunités…).
Dans les autres modules, une fusion de comptes reporte aussi les contrats clients et les contrats de support sur l'organisation gardée. Les factures et avoirs déjà émis restent au nom de l'organisation absorbée, tels qu'ils ont été facturés, avec un lien vers l'organisation gardée : ils apparaissent dans sa chronologie. Les documents encore à émettre passent à l'organisation gardée, sauf un avoir, qui suit sa facture. Ces reports ont lieu juste après la fusion, une fois celle-ci enregistrée : une fusion qui échoue ne touche à rien dans ces modules. Si les deux organisations ont chacune un contrat de support actif, celui de l'absorbée reste sur elle : régularisez-le à la main.
L'enregistrement absorbé est ensuite supprimé ; pour un compte, son organisation est désactivée (elle n'est jamais supprimée, d'autres modules peuvent la citer). Il faut pouvoir modifier l'enregistrement gardé et supprimer l'absorbé. La fusion est irréversible. Une fusion de comptes qui ferait d'un compte la filiale de l'une de ses propres filiales (par la maison mère retenue ou par les filiales reprises) est refusée : choisissez une autre maison mère, ou fusionnez dans l'autre sens.
Importer des comptes ou des contacts
Bouton Importer de la liste des comptes ou des contacts.
- Fichier : CSV (séparateur point-virgule, virgule ou tabulation, encodage UTF-8) ou Excel (.xlsx, première feuille), 10 000 lignes et 10 Mo au plus. La première ligne porte les en-têtes.
- Correspondance des colonnes : pour chaque colonne du fichier, choisissez le champ du CRM, ou Ignorer. Une correspondance est proposée d'après les en-têtes (« Raison sociale », « SIREN », « Prénom », « Email »… en français, anglais ou espagnol). Le nom est obligatoire. Les champs personnalisés sont proposés eux aussi.
- Doublons : pour une ligne qui ressemble à un enregistrement existant, choisissez de l'ignorer (recommandé), de mettre à jour l'enregistrement trouvé avec les colonnes renseignées, ou de le créer quand même (sauf critère bloquant).
- Compte rendu : le nombre de créations, mises à jour, lignes ignorées et erreurs, puis le détail ligne par ligne avec la raison.
Pour un compte, la colonne Code de l'organisation rattache la ligne à une organisation existante portant ce code ; sinon l'organisation est créée. Pour un contact, Code de l'organisation ou Organisation (nom) désignent son organisation principale. Une maison mère ou une organisation désignée par son nom doit porter exactement ce nom (majuscules, accents et forme juridique ne comptent pas) ; si plusieurs comptes portent ce nom, la ligne est refusée : utilisez le code de l'organisation. Propriétaire (courriel) désigne le propriétaire par son adresse.
Chaque ligne passe par les mêmes contrôles qu'une saisie à l'écran (droits, doublons, formats, historique). Un même fichier ne s'importe qu'une fois, même après un double clic. Le fichier déposé est supprimé au plus tard un jour après, importé ou non ; le compte rendu conservé ne garde ni noms ni coordonnées.
Exporter
Les boutons Excel et CSV des listes exportent les enregistrements filtrés que vous avez le droit d'exporter, avec les champs personnalisés (colonnes cf.<code>). Le CSV utilise le point-virgule et l'UTF-8. Une cellule qui commence par =, +, - ou @ est précédée d'une apostrophe, pour qu'un tableur ne l'exécute jamais comme une formule.