Un devis est la proposition chiffrée que vous envoyez au client pour une opportunité : des lignes de produits ou de services, des remises, des totaux avec la TVA, des conditions. Il se prépare, s'approuve si besoin, s'envoie (par courriel ou en signature électronique), puis le client l'accepte ou le refuse. Menu : CRM › Devis (adresse : /crm/quotes).
Vous ne voyez que les devis que vos rôles CRM vous ouvrent (les vôtres, ceux de votre équipe, de votre division, ou tous), plus ceux dont vous êtes membre de l'équipe ou qui vous sont partagés.
Créer un devis
Un devis se crée depuis la fiche d'une opportunité en cours : volet Devis, bouton Nouveau devis. Renseignez :
- le titre (celui de l'opportunité est proposé) ;
- le contact destinataire : son adresse et son nom sont proposés à l'envoi et pour la signature ;
- la devise (celle de l'opportunité par défaut) et la langue du document (celle de l'instance par défaut) ;
- la date de validité (vide : la durée réglée par l'administration, 30 jours par défaut) ;
- une grille de prix imposée, si vous ne voulez pas laisser la tarification choisir celle du compte ;
- une remise globale, une introduction, des conditions (celles par défaut sont reprises si vous laissez vide) ;
- des notes internes : elles ne sont jamais imprimées ni envoyées au client ;
- le propriétaire : laissé vide, le devis revient au titulaire de l'opportunité, même si c'est vous qui le préparez (la commande et la commission le suivent). Si vous n'avez pas le droit de le lui attribuer, le devis vous revient.
Cochez Reprendre les lignes de produits de l'opportunité pour partir des lignes déjà saisies sur l'affaire.
Chaque devis reçoit un numéro (par exemple Q2026-00042). Le premier devis d'une opportunité est son devis principal (étoile) : le montant de l'opportunité suit le total hors taxes de ce devis. Exception : si l'opportunité a elle-même des lignes de produits, ce sont elles qui portent son montant.
Les lignes
Sous Lignes, trois onglets :
- Produit du catalogue : choisissez le produit et la quantité. Laissez le prix vide pour prendre celui des grilles du catalogue pour ce compte, à la date du jour ; la TVA, la périodicité (mensuelle, annuelle…) et la durée d'engagement viennent du produit. Un lot affiche les produits qu'il comprend.
- Ligne libre : une désignation et un prix saisis (par exemple une prestation ponctuelle).
- Section : un titre pour regrouper les lignes sur le document.
Chaque ligne a sa remise en pourcentage. Les flèches changent l'ordre des lignes, le crayon ouvre la modification, la corbeille supprime la ligne. Reprendre les prix du catalogue remet à jour les lignes dont vous n'avez pas saisi le prix.
Sous les lignes, les totaux : sous-total, remise globale, total HT, TVA (par taux), total TTC et, s'il y a des abonnements, la valeur sur la durée d'engagement. Si vous avez le droit de voir les coûts du catalogue, vous voyez aussi le coût de revient et la marge : ils ne figurent jamais sur le document envoyé.
Approbation
Votre administration peut demander une approbation au-delà de certains seuils : remise de ligne ou remise globale trop forte, marge trop faible, produit sensible, montant élevé. Le volet Approbation de la fiche vous prévient dès la rédaction : « Ce devis demandera une approbation », avec les motifs.
Quand le devis est prêt, cliquez sur Terminer la rédaction (ou directement sur Envoyer) :
- aucune règle n'est déclenchée : le devis est approuvé d'office et prêt à l'envoi ;
- sinon, il part en approbation chez votre manager (ou chez les administrateurs du CRM si vous n'en avez pas, ou dans un processus d'approbation si l'administration en a choisi un). Il est figé jusqu'à la décision ; vous pouvez retirer la demande pour le modifier.
L'approbateur décide depuis la fiche ou depuis CRM › Devis › À approuver ; un refus est toujours motivé et le devis revient au brouillon. Une modification d'un devis approuvé le ramène lui aussi au brouillon : l'approbation portait sur l'ancien contenu.
L'approbateur n'a pas besoin d'utiliser le CRM : un manager ou un directeur financier sans accès au CRM ouvre le lien de la notification (page À approuver), voit les seuls devis qu'il doit approuver et décide, sans licence CRM : voir « Approuver un devis ».
Envoyer le devis
Le bouton PDF télécharge le document (dans la langue du devis, aux couleurs de votre instance). Le volet Envoyer au client :
- Destinataires : une ou plusieurs adresses, séparées par des virgules (celle du contact est proposée) ; le PDF est joint au courriel.
- Message : votre texte, qui remplace le message par défaut.
- Demander la signature électronique (si votre administration l'a configurée) : indiquez le signataire ; il reçoit une invitation à signer en ligne. Vous pouvez envoyer en même temps le courriel avec le PDF, ou seulement l'invitation.
Le devis passe à Envoyé. Le PDF envoyé est gardé : c'est lui que le bouton PDF rend ensuite.
Modifier un devis envoyé : les versions
Un devis envoyé ne se modifie plus. Cliquez sur Nouvelle version : une version 2 est créée avec les mêmes lignes, en brouillon ; l'ancienne est remplacée (vous la retrouvez dans le volet Versions). Si une signature électronique était en attente, elle est annulée. Abandonner cette version supprime la révision et rend la version précédente active.
Réponse du client
- Signature électronique : dès que le client a signé, le devis passe à Accepté tout seul et le document signé est gardé. S'il refuse, le devis passe à Refusé.
- Acceptation manuelle : dans le volet Réponse du client, indiquez qui a signé, la date, et joignez le document signé (obligatoire quand le module Fichiers est actif), puis Enregistrer l'acceptation.
- Refus : indiquez le motif et cliquez sur Refusé par le client.
Un devis accepté devient le devis principal, et son opportunité passe à gagnée avec son montant (réglage de l'administration). Si l'opportunité ne peut pas être conclue automatiquement (motif de gain obligatoire, champ exigé), un message vous le signale : concluez-la depuis sa fiche.
Retrouver les devis
La liste CRM › Devis se filtre par titre ou numéro, état, propriétaire, devis expirés (envoyés et dont la validité est passée) et toutes les versions. Les fiches opportunité et compte ont un volet Devis.
Un devis jamais envoyé peut être supprimé ; un devis envoyé se garde (on le révise ou on le laisse refusé). Une opportunité qui a des devis, ou un produit qui figure sur un devis, ne se supprime pas.