Si votre organisation l'a ouvert aux visiteurs, l'assistant est proposé sur les pages publiques (catalogue public, bases de connaissances publiques) à une personne qui n'a pas de compte. Cette page décrit ce que vit ce visiteur, pour l'accompagner ou répondre à ses questions.
Ouvrir une conversation
- Le visiteur clique sur le bouton rond en bas à droite de la page.
- Avant le premier message, une vérification anti-robot peut lui être demandée, dans le panneau.
- Il écrit son besoin comme le ferait un demandeur connecté : « il me faut une salle pour 8 personnes jeudi après-midi ».
La conversation est rattachée à son navigateur pendant 7 jours : en revenant sur le site depuis le même navigateur, il la retrouve. Une nouvelle conversation repasse la vérification anti-robot.
Ce qu'il peut demander
- Les services publics du catalogue, et eux seuls : un service réservé aux utilisateurs connectés ne lui est jamais proposé.
- Des réponses tirées des bases de connaissances publiques.
- Un ticket au support, quand les articles ne répondent pas à sa question (si le Service Desk est installé) : l'assistant le lui propose, et le ticket part lui aussi au clic sur Envoyer, avec son adresse électronique.
Comme pour un demandeur connecté, l'assistant présente un récapitulatif et rien n'est envoyé avant le clic sur Envoyer.
Son adresse électronique et le suivi
L'adresse électronique n'est demandée qu'une fois, avec le premier récapitulatif envoyé. Pour chaque demande créée, le visiteur reçoit à cette adresse un lien de suivi personnel (à jeton) : il suit sa demande sans créer de compte. L'adresse est gardée sur la conversation pour les demandes suivantes.
Limites
- Une conversation de visiteur s'arrête à 20 messages ; il peut en ouvrir une autre.
- Le budget d'IA des visiteurs est commun et quotidien : une fois atteint, l'assistant n'est plus proposé jusqu'au lendemain. Le formulaire classique du service reste toujours disponible.
- Le micro n'est proposé aux visiteurs que si l'organisation l'a activé pour eux.
Ses données
Une conversation de visiteur est supprimée après 30 jours sans message (durée réglée par l'organisation). Le visiteur peut demander une copie de ses échanges ou leur effacement : l'administrateur le retrouve par son adresse électronique.